Registered Agent und Geschäftsadresse einer US-LLC: Pflichten und Kosten

Bei der Gründung einer US-LLC stolpern Gründer, die im Ausland leben, über zwei Zeilen im Formular des Bundesstaats: den Namen eines Registered Agent und eine Adresse. Das Erste ist eine gesetzliche Pflicht ohne Ausnahme, das Zweite eine praktische Notwendigkeit, um die niemand lange herumkommt. Beides wird oft verwechselt, obwohl es ganz unterschiedlichen Zwecken dient.

Dieser Leitfaden erklärt, was ein Registered Agent tut, wozu die Geschäftsadresse dient, was das öffentliche Register zeigt, was das kostet und wie Sie Ihre Post in Deutschland, Österreich, der Schweiz oder jedem anderen Land erhalten.

Der Registered Agent: die Pflicht, um die niemand herumkommt

Jeder US-Bundesstaat verlangt, dass eine LLC eine Person oder Firma mit Sitz in seinem Gebiet benennt, die zu Bürozeiten erreichbar ist und offizielle Schriftstücke entgegennimmt: eine Klage, ein Schreiben des Secretary of State, einen Bescheid der Steuerbehörde des Bundesstaats. Das ist der Registered Agent, manchmal auch Statutory Agent genannt. Name und Adresse stehen in der eingereichten Gründungsurkunde, und eine Eintragung ohne Registered Agent lehnt der Bundesstaat schlicht ab.

Die Logik ist einfach: Wer Ihre Gesellschaft verklagen will, braucht einen physischen Ort im Bundesstaat, an dem er die Unterlagen zustellen kann. Ein Nichtansässiger kann nicht sein eigener Agent sein, denn er hat weder eine physische Adresse im Bundesstaat noch die Möglichkeit, an jedem Werktag vor Ort zu sein. Ein Freund in Wyoming könnte die Rolle theoretisch übernehmen, haftet aber, wenn er ein Schreiben verpasst, und eine Klage, die nie ankommt, endet mit einem Versäumnisurteil. Deshalb arbeiten fast alle aus dem Ausland gehaltenen LLCs mit einem professionellen Agenten.

Die Geschäftsadresse: wozu sie wirklich dient

Die Geschäftsadresse verlangt nicht der Bundesstaat, sondern alle anderen. Die IRS akzeptiert auf dem Formular SS-4 eine Adresse im Ausland und schickt das Schreiben mit der EIN auch nach Deutschland oder Österreich. Mercury, Relay, Stripe, PayPal und Amazon verlangen dagegen eine geschäftliche Adresse der Gesellschaft in den USA, getrennt von der Privatadresse des Eigentümers. Ohne sie bleibt die Prüfung stehen, oder das Konto wird eröffnet und bei der ersten Überprüfung gesperrt.

Diese Adresse steht auf Ihren Rechnungen, in Ihrem Händlerkonto, in Ihrem Amazon-Verkäuferprofil und auf den meisten Dokumenten, die die Gesellschaft unterschreibt. Sie zeigt einem amerikanischen Kunden, dass er es mit einem Unternehmen vor Ort zu tun hat, und das zählt im B2B-Geschäft mehr, als man denkt. Sie sollte stabil bleiben: Jeder Adresswechsel der Gesellschaft zieht eine Aktualisierung beim Bundesstaat, bei der IRS und bei jedem Dienstleister nach sich.

Was das öffentliche Register zeigt

Hier treffen sich beide Begriffe. Das Register von Wyoming veröffentlicht den Namen der Gesellschaft, Name und Adresse ihres Registered Agent und den Namen des Organizers, der die Gründungsurkunde eingereicht hat. New Mexico zeigt den Namen der Gesellschaft und ihren Agenten. Delaware veröffentlicht Name, Agent und Gründungsdatum. Keiner der drei nennt den Eigentümer, daher ihr Ruf als vertrauliche Bundesstaaten, wie wir in unserem Leitfaden zur anonymen LLC in Wyoming erklären. Die Adresse des Agenten dient deshalb oft als öffentliche Adresse der Gesellschaft und die Geschäftsadresse als Korrespondenzadresse: Ein einziger Anbieter kann beides stellen.

Kann ich meine eigene Adresse im Ausland verwenden?

Für den Bundesstaat nicht, denn der Registered Agent muss dort sitzen. Für die IRS schon: Die Korrespondenzadresse der Gesellschaft darf in Deutschland liegen, und viele Gründer erhalten so ihr Schreiben CP 575. Für Banken und Zahlungsdienstleister fast nie. Eine Adresse im Ausland als Sitz einer amerikanischen Gesellschaft ist bei Mercury der häufigste Ablehnungsgrund, noch vor der Tätigkeitsbeschreibung, wie unser Leitfaden zur Eröffnung eines Mercury-Kontos zeigt.

Die Privatadresse des Eigentümers, also die aus Ausweis und Adressnachweis, bleibt dagegen im Ausland, und das ist völlig normal. Die Bank prüft eine Person an ihrer tatsächlichen Adresse und die Gesellschaft an ihrer US-Adresse. Wer beides vermischt und die US-Adresse als Privatadresse angibt, begeht den Fehler, an dem die meisten Anträge scheitern.

Was das kostet, und was bei LLC Place enthalten ist

Auf dem US-Markt werden Registered Agent und Adresse jährlich und getrennt abgerechnet, mit Aufpreisen für das Scannen der Post und Verlängerungsgebühren, die von Jahr zu Jahr steigen. Diesen Posten unterschätzen Gründer beim Preisvergleich am häufigsten, und er erklärt den Abstand zwischen einem Lockangebot und den tatsächlichen Kosten im zweiten Jahr.

Bei LLC Place sind Registered Agent und US-Geschäftsadresse in allen Tarifen ab der ersten Zahlung enthalten, zusammen mit der Eintragung, der EIN ohne Sozialversicherungsnummer, dem Operating Agreement und der Begleitung bei der Kontoeröffnung, und sie verlängern sich jedes Jahr mit Ihrem Tarif. Die jährlichen IRS-Erklärungen sind optional für 199 € im Jahr buchbar, für 398 € im Jahr mit einem eigenen Steuerexperten, und in den Tarifen Pro und Founder enthalten. Die Einzelheiten finden Sie auf unserer Seite zu Rechtsdokumenten und Geschäftsadresse.

Die Post: was an diese Adresse kommt und wie Sie sie erhalten

Was an der Adresse einer aus dem Ausland gehaltenen LLC ankommt, fällt in drei Kategorien. Post vom Bundesstaat, etwa eine Erinnerung an den Annual Report oder die Bestätigung einer Einreichung. Post von der IRS, etwa das Schreiben mit der EIN oder ein Bescheid zum Formular 5472. Und seltener ein gerichtliches Schriftstück oder der Brief eines Geschäftspartners. Diese Dokumente erscheinen gleich nach Eingang in Ihrem Dashboard, mit einer Benachrichtigung, damit keine Antwortfrist unbemerkt verstreicht. Werbepost, die nach jeder Eintragung in Mengen eintrifft, wird aussortiert.

Agent oder Adresse wechseln

Beides lässt sich ändern, aber nicht auf dieselbe Weise. Der Wechsel des Registered Agent wird beim Bundesstaat eingereicht, mit einer Gebühr, die jeder Bundesstaat selbst festlegt, und der schriftlichen Zustimmung des neuen Agenten. Eine neue Geschäftsadresse melden Sie der IRS mit dem Formular 8822-B und danach jedem Dienstleister. Eine Gesellschaft, die den Agenten wechselt, ohne es zu melden, hat in den Augen des Bundesstaats keinen gültigen Agenten mehr, und das genügt, um den Good Standing zu verlieren, wie unser Leitfaden zu Annual Report und Good Standing erklärt. In Ihrem Dashboard beantragen Sie diese Änderungen mit wenigen Klicks, und wir reichen sie für Sie ein.

Häufige Fragen

Ist ein Registered Agent für eine aus dem Ausland gehaltene LLC Pflicht?

Ja, in jedem Bundesstaat und ohne Ausnahme. Der Agent braucht eine physische Adresse im Gründungsstaat und muss zu Bürozeiten erreichbar sein. Eine Eintragung ohne Agent lehnt der Bundesstaat ab.

Ist die Geschäftsadresse ein Postfach?

Nein. Ein Postfach lehnen Banken und die meisten Zahlungsdienstleister ab, und mehrere Bundesstaaten auch als Adresse des Agenten. Die Geschäftsadresse ist eine physische Büroadresse, an der die Gesellschaft ihre offizielle Post erhält.

Steht mein Name neben der Adresse im Register?

In Wyoming, New Mexico und Delaware nicht. Das Register nennt die Gesellschaft und den Agenten, nicht den Eigentümer. IRS, Bank und Agent kennen den Eigentümer, veröffentlichen ihn aber nicht.

Kann ich Pakete oder Kundenpost an diese Adresse schicken lassen?

Die Adresse ist für die offizielle Post der Gesellschaft gedacht. Für Pakete oder Retouren ist ein Logistikdienstleister oder ein Lager die richtige Lösung, und auf den Dokumenten bleibt die Geschäftsadresse die Adresse der Gesellschaft.