Sales Tax: in welchen Bundesstaaten müssen Sie sich wirklich registrieren?

Es gibt zwei Wege, die amerikanische Sales Tax kennenzulernen. Der erste ist Vorbereitung. Der zweite ist ein Brief eines Bundesstaats, der drei Jahre Rückstände samt Zuschlägen fordert.

Der Unterschied liegt in einem Begriff, dem Nexus, und in einer Gewohnheit: seine Umsätze nach Bundesstaat zu zählen.

Was Nexus ist, in einem Satz

Nexus ist die Verbindung, die Sie in einem Bundesstaat steuerpflichtig macht. Es gibt sie in zwei Formen. Physischer Nexus, gebunden an eine Präsenz vor Ort, ein Lager, einen Angestellten oder Warenbestand. Und wirtschaftlicher Nexus, gebunden allein an das Umsatzvolumen, ganz ohne Präsenz.

Der zweite betrifft nicht ansässige Verkäufer. Seit der Entscheidung *South Dakota v. Wayfair* von 2018 kann ein Bundesstaat Sie zum Einzug seiner Steuer verpflichten, obwohl Sie nie dort waren, sobald Sie seine Schwelle überschreiten.

Die Schwellen und was an ihnen täuscht

Die häufigste Schwelle sind hunderttausend Dollar Umsatz oder zweihundert Transaktionen in rollierenden zwölf Monaten. Hinter dieser scheinbar einfachen Formel verbergen sich drei Fallen.

Das „oder“ ist kein „und“

Zweihundert Transaktionen zu fünfzehn Dollar sind dreitausend Dollar Umsatz und lösen in Bundesstaaten mit Transaktionszählung dennoch die Pflicht aus. Wer kleine Artikel verkauft, erreicht die Schwelle weit vor jemandem mit teuren Produkten.

Mehrere Bundesstaaten haben die Zählung gestrichen

Unter anderem Kalifornien, Texas und der Bundesstaat Washington schauen nur auf den Betrag, oft mit höherer Schwelle, fünfhunderttausend Dollar bei den ersten beiden. Ein Dutzend Bundesstaaten hat die Transaktionszählung seit 2019 aufgegeben, weil sie winzige Verkäufer erfasste.

Zwölf Monate sind nicht das Kalenderjahr

Die meisten Bundesstaaten rechnen mit den letzten rollierenden zwölf Monaten oder mit dem Vorjahr. Ein gutes Weihnachtsgeschäft kann Sie deshalb im Februar steuerpflichtig machen, für Umsätze aus dem November.

Bundesstaaten ohne Sales Tax und Bundesstaaten, die Dienstleistungen besteuern

Fünf Bundesstaaten erheben keine staatliche Sales Tax: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon. Ein Verkauf, der dorthin geliefert wird, zählt für keine Schwelle und löst dort nie eine Registrierung aus, auch wenn Alaska einzelnen Gemeinden eine lokale Steuer erlaubt. Daran sieht man auch, warum der Gründungsstaat Ihrer LLC für die Sales Tax keine Rolle spielt: Eine Gesellschaft aus Wyoming, einem Bundesstaat, der Waren besteuert, zieht dort nichts ein, solange sie nicht oberhalb der Schwelle an Kunden in Wyoming liefert.

Der zweite Punkt überrascht Dienstleister: Die Sales Tax zielt vor allem auf körperliche Waren. Beratung, Entwicklung oder Design, die an Unternehmen verkauft werden, sind fast nie steuerpflichtig. Heruntergeladene Software, SaaS-Abos und digitale Produkte werden dagegen in rund dreißig Bundesstaaten besteuert, mit Definitionen, die sich von Grenze zu Grenze ändern. Ein Freelancer, der amerikanischen Unternehmen Rechnungen stellt, kann also alle Schwellen überschreiten, ohne je etwas einziehen zu müssen, während ein SaaS-Anbieter seine Umsätze Bundesstaat für Bundesstaat verfolgen muss, wie wir in unserem Leitfaden zur LLC für eine App oder ein SaaS erklären.

Was nicht in die Schwelle zählt

Umsätze über einen Marktplatz bleiben in den meisten Bundesstaaten außen vor. Amazon, Etsy und eBay ziehen die Steuer bereits im Marketplace-Facilitator-Regime ein, und diese Umsätze machen Sie nicht persönlich steuerpflichtig.

Anders gesagt: Wer nur über Amazon verkauft, hat in der Regel nichts zu tun. Wer einen eigenen Shop eröffnet, etwa auf Shopify, sammelt Umsätze, die zählen, wie in unserem Artikel zum Verkauf über Shopify erklärt.

Was passiert, sobald die Schwelle überschritten ist

Drei Pflichten folgen, in dieser Reihenfolge. Sie registrieren sich beim Department of Revenue des Bundesstaats. Sie ziehen die Steuer auf jeden dorthin gelieferten Verkauf ein, zum Satz des Lieferorts, der innerhalb eines Bundesstaats variiert. Dann melden und überweisen Sie im Rhythmus, den der Bundesstaat vorgibt, monatlich, vierteljährlich oder jährlich je nach Volumen.

Einzug ohne Registrierung ist ein Verstoß, keine Abkürzung: Eine Steuer zu kassieren, zu deren Einzug man nicht berechtigt ist, zieht eigene Sanktionen nach sich, getrennt von denen der unterlassenen Meldung.

In der Praxis übernimmt ein Tool die Überwachung, nicht die Handarbeit. Stripe Tax, TaxJar oder Avalara ordnen jeden Verkauf der Lieferadresse zu, zählen nach Bundesstaat, warnen Sie, wenn eine Schwelle näher rückt, und berechnen dann den genauen Satz jeder Gemeinde. Ihre Kosten sind kein Vergleich zu einer Nachzahlung für drei Jahre. Aktivieren Sie die Berechnung deshalb schon beim ersten Verkauf außerhalb eines Marktplatzes, auch wenn die Schwelle noch weit weg ist: Genau diese Historie brauchen Sie an dem Tag, an dem Sie sie erreichen.

Wenn Sie eine Schwelle unbemerkt überschritten haben

Die meisten Bundesstaaten bieten ein Programm zur freiwilligen Offenlegung, das *voluntary disclosure agreement*. Es begrenzt den Nachholzeitraum in der Regel auf drei oder vier Jahre und erlässt die Strafen, sofern Sie den ersten Schritt tun, bevor der Bundesstaat Ihnen schreibt.

Es ist dieselbe Logik wie beim verspäteten Formular 5472: Sich selbst zu melden kostet immer weniger, als gefunden zu werden.

Die Verwechslung mit der Mehrwertsteuer

Sales Tax ist keine Mehrwertsteuer. Sie wird auf Einkäufe nicht erstattet, nicht abgezogen, und sie fällt nur beim Endverkauf an Verbraucher an. Ein an die Mehrwertsteuer gewöhnter europäischer Verkäufer denkt hier oft verkehrt herum, was wir in Sales Tax und Mehrwertsteuer im Vergleich ausführen.

Was das für Ihre Gesellschaft bedeutet

Sales Tax hat nichts mit der Gewinnsteuer zu tun. Ihre LLC bleibt steuerlich transparent, zahlt keine Bundeskörperschaftsteuer und reicht ihr Formular 5472 jedes Jahr ein, ob Sie Sales Tax einziehen oder nicht.

Es sind zwei getrennte Kalender, zwei verschiedene Behörden und zwei eigenständige Risiken. Sie zu verwechseln verursacht so gut wie jede Verspätung, die wir sehen.

LLC Place gründet Ihre Gesellschaft, beschafft Ihre EIN und verfolgt Ihre Fristen auf Bundes- und Staatsebene, damit Sie nur noch Ihr Umsatzvolumen im Blick behalten müssen.

Häufige Fragen

Muss meine LLC aus Wyoming in allen Bundesstaaten Sales Tax einziehen?

Nein. Der Gründungsstaat spielt keine Rolle. Sie ziehen nur in den Bundesstaaten ein, in denen Ihre gelieferten Umsätze die Schwelle für wirtschaftlichen Nexus überschreiten, meist 100.000 $ in zwölf Monaten, und nur für Verkäufe außerhalb von Marktplätzen.

Zählen Amazon-Umsätze für die Nexus-Schwelle?

In den meisten Bundesstaaten nicht: Amazon zieht die Steuer als Marketplace Facilitator ein und führt sie ab, und diese Umsätze fallen aus der Berechnung heraus. Einige Bundesstaaten rechnen sie trotzdem zur Schwelle, ohne dass Sie darauf Steuer einziehen müssen. Das rückt nur den Zeitpunkt nach vorn, ab dem Ihr eigener Shop steuerpflichtig wird.

Muss ein Freelancer mit amerikanischen Kunden Sales Tax einziehen?

Fast nie. Beratung, Entwicklung oder Design für Unternehmen unterliegen in nahezu allen Bundesstaaten nicht der Sales Tax. Besteuert werden nur Software, Abos und digitale Produkte, und das in rund dreißig Bundesstaaten.

Was passiert, wenn ich die Schwelle überschreite, ohne mich zu registrieren?

Der Bundesstaat kann die nicht eingezogene Steuer für mehrere Jahre nachfordern, mit Zuschlägen und Zinsen, auch wenn Sie sie nie bei Ihren Kunden kassiert haben. Das Programm zur freiwilligen Offenlegung begrenzt den Nachholzeitraum und erlässt die Strafen, sofern Sie sich melden, bevor der Bundesstaat Ihnen schreibt.