Sales tax: em que estados tem realmente de se registar?

Há duas formas de descobrir a sales tax americana. A primeira, preparando-se. A segunda, recebendo uma carta de um estado que reclama três anos de atrasos, acréscimos incluídos.

A diferença entre as duas está numa noção, o nexo, e num hábito: contar as suas vendas estado a estado.

O que é o nexo, numa frase

O nexo é a ligação que o torna devedor num estado. Existe em duas formas. O nexo físico, ligado a uma presença no terreno, um armazém, um trabalhador ou existências. E o nexo económico, ligado apenas ao volume de vendas, sem presença nenhuma.

É o segundo que diz respeito a um vendedor não residente. Desde a decisão *South Dakota v. Wayfair* de 2018, um estado pode obrigá-lo a cobrar o seu imposto apesar de nunca lá ter posto os pés, assim que ultrapassa o seu limiar.

Os limiares e o que têm de enganador

O limiar mais comum é de cem mil dólares de vendas ou duzentas transações em doze meses móveis. Por trás desta fórmula aparentemente simples escondem-se três armadilhas.

O “ou” não é um “e”

Duzentas transações de quinze dólares são três mil dólares de faturação, e bastam ainda assim para desencadear a obrigação nos estados que mantiveram a contagem. Quem vende artigos pequenos atinge o limiar muito antes de quem vende produtos caros.

Vários estados eliminaram a contagem

A Califórnia, o Texas e o estado de Washington, entre outros, olham apenas para o montante, muitas vezes com um limiar mais alto, quinhentos mil dólares nos dois primeiros. Uma dúzia de estados abandonou a contagem de transações desde 2019, porque apanhava vendedores minúsculos.

Os doze meses não são o ano civil

A maioria dos estados raciocina sobre os últimos doze meses móveis, ou sobre o ano civil anterior. Uma boa época de Natal pode portanto torná-lo devedor em fevereiro, por vendas feitas em novembro.

Os estados sem sales tax, e os que tributam serviços

Cinco estados não têm sales tax estadual: o Alasca, o Delaware, o Montana, o New Hampshire e o Oregon. Uma venda entregue num deles não conta para nenhum limiar e nunca desencadeia registo, mesmo que o Alasca deixe alguns municípios cobrar uma taxa local. Este pormenor explica porque é que o estado onde a sua LLC foi constituída não tem qualquer efeito sobre a sales tax: uma sociedade do Wyoming, estado que tributa bens, não cobra nada enquanto não entregar a clientes no Wyoming acima do limiar.

O segundo ponto que surpreende quem vende serviços: a sales tax visa sobretudo bens materiais. Consultoria, desenvolvimento ou design vendidos a empresas quase nunca lhe estão sujeitos. Já o software descarregado, as subscrições SaaS e os produtos digitais são tributados em cerca de trinta estados, com definições que mudam de uma fronteira para a outra. Um trabalhador independente que fatura a sociedades americanas pode portanto ultrapassar todos os limiares sem nunca ter de cobrar nada, enquanto quem comercializa um SaaS tem de vigiar as vendas estado a estado, como explicamos no nosso guia da LLC para uma aplicação ou um SaaS.

O que não conta para o limiar

As vendas feitas através de um marketplace ficam excluídas do cálculo na maioria dos estados. A Amazon, a Etsy e o eBay já cobram o imposto ao abrigo do regime do marketplace facilitator, e essas vendas não o tornam devedor a título pessoal.

Por outras palavras, quem só trabalha na Amazon normalmente não tem nada a fazer. Quem abre a sua própria loja, na Shopify por exemplo, começa a acumular vendas que contam, como se explica no nosso artigo sobre a venda na Shopify.

O que acontece quando o limiar é ultrapassado

Encadeiam-se três obrigações, e por esta ordem. Regista-se junto do departamento de receitas do estado. Cobra o imposto em cada venda entregue nesse estado, à taxa da localidade de entrega, que varia dentro do mesmo estado. Depois declara e entrega com a periodicidade que o estado fixar, mensal, trimestral ou anual consoante o volume.

Cobrar sem registo é uma infração, não um atalho: cobrar um imposto que não se está habilitado a cobrar acarreta sanções próprias, distintas das da falta de declaração.

Na prática, a vigilância faz-se com uma ferramenta e não à mão. O Stripe Tax, o TaxJar ou o Avalara ligam cada venda à morada de entrega, contam por estado, avisam quando se aproxima de um limiar e depois calculam a taxa exata de cada localidade. O custo destas ferramentas não se compara a uma regularização de três anos. O reflexo útil: ativar o cálculo logo na primeira venda fora de um marketplace, mesmo muito longe do limiar, porque é esse histórico que vai servir no dia em que o atingir.

Se já ultrapassou o limiar sem saber

A maioria dos estados oferece um programa de regularização voluntária, o *voluntary disclosure agreement*. Costuma limitar o período de recuperação a três ou quatro anos e elimina as penalidades, desde que dê o primeiro passo antes de o estado lhe escrever.

É a mesma lógica do formulário 5472 entregue em atraso: apresentar-se custa sempre menos do que ser descoberto.

A confusão a não fazer com o IVA

A sales tax não é um IVA. Não se recupera nas compras, não se deduz, e só se aplica à venda final ao consumidor. Um vendedor europeu habituado ao IVA raciocina muitas vezes ao contrário neste ponto, que detalhamos em sales tax e IVA comparados.

O que muda para a sua sociedade

A sales tax não tem qualquer ligação com o imposto sobre lucros. A sua LLC continua fiscalmente transparente, não paga imposto federal sobre sociedades, e entrega o seu formulário 5472 todos os anos, cobre ou não sales tax.

São dois calendários separados, duas administrações diferentes e dois riscos distintos. Confundi-los é a causa de praticamente todos os atrasos que vemos.

A LLC Place cria a sua sociedade, obtém o seu EIN e acompanha os seus prazos federais e estaduais, para que a única coisa que lhe reste vigiar seja o volume de vendas.

Perguntas frequentes

A minha LLC do Wyoming tem de cobrar sales tax em todos os estados?

Não. O estado de constituição não tem qualquer influência. Só cobra nos estados onde as vendas entregues ultrapassam o limiar de nexo económico, em geral cem mil dólares em doze meses, e apenas nas vendas feitas fora de um marketplace.

As vendas na Amazon contam para o limiar de nexo?

Na maioria dos estados, não: a Amazon cobra e entrega o imposto como marketplace facilitator, e essas vendas ficam fora do cálculo. Alguns estados contam-nas mesmo assim para o limiar, sem lhe pedir que cobre imposto sobre elas, o que apenas antecipa o momento em que a sua loja própria passa a ser devedora.

Um trabalhador independente que fatura a clientes americanos tem de cobrar sales tax?

Quase nunca. Consultoria, desenvolvimento ou design vendidos a empresas não estão sujeitos a sales tax em praticamente todos os estados. Só o software, as subscrições e os produtos digitais são tributados, em cerca de trinta estados.

O que acontece se ultrapassar o limiar sem se registar?

O estado pode reclamar o imposto não cobrado de vários anos, com acréscimos e juros, mesmo que nunca o tenha recebido dos seus clientes. O programa de regularização voluntária limita o período de recuperação e elimina as penalidades, desde que se apresente antes de o estado lhe escrever.