Sales tax: in welke staten moet u zich werkelijk registreren?

Er zijn twee manieren om de Amerikaanse sales tax te ontdekken. De eerste is door u erop voor te bereiden. De tweede is een brief van een staat die drie jaar achterstand opeist, verhogingen inbegrepen.

Het verschil tussen beide zit in één begrip, de nexus, en in één gewoonte: uw verkopen per staat tellen.

Wat nexus is, in één zin

Nexus is de band die u in een staat belastingplichtig maakt. Er zijn twee vormen. Fysieke nexus, gebonden aan aanwezigheid ter plaatse, een magazijn, een werknemer of voorraad. En economische nexus, gebonden aan het verkoopvolume alleen, zonder enige aanwezigheid.

De tweede raakt de niet ingezeten verkoper. Sinds de uitspraak *South Dakota v. Wayfair* van 2018 kan een staat u verplichten zijn belasting te innen terwijl u er nooit een voet hebt gezet, zodra u zijn drempel passeert.

De drempels en wat er misleidend aan is

De meest voorkomende drempel is honderdduizend dollar omzet of tweehonderd transacties over twaalf voortschrijdende maanden. Achter die ogenschijnlijk eenvoudige formule schuilen drie valkuilen.

Het „of” is geen „en”

Tweehonderd transacties van vijftien dollar is drieduizend dollar omzet, en volstaat toch om de plicht te activeren in staten die het tellen behielden. Wie kleine artikelen verkoopt bereikt de drempel veel eerder dan wie dure producten verkoopt.

Meerdere staten schrapten het tellen

Onder meer Californië, Texas en de staat Washington kijken alleen naar het bedrag, vaak met een hogere drempel, vijfhonderdduizend dollar bij de eerste twee. Een tiental staten liet het tellen van transacties sinds 2019 vallen, omdat het minuscule verkopers ving.

Twaalf maanden is niet het kalenderjaar

De meeste staten rekenen met de laatste twaalf voortschrijdende maanden, of met het vorige kalenderjaar. Een sterke decembermaand kan u dus in februari belastingplichtig maken, voor verkopen uit november.

Staten zonder sales tax, en staten die diensten belasten

Vijf staten heffen geen enkele sales tax op staatsniveau: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire en Oregon. Een verkoop die in een van die staten wordt geleverd, telt voor geen enkele drempel mee en leidt daar nooit tot een registratie, ook al laat Alaska sommige gemeenten een lokale belasting heffen. Dat verklaart ook waarom de staat waar uw LLC is opgericht geen enkel effect heeft op de sales tax: een vennootschap uit Wyoming, een staat die goederen belast, int niets zolang ze niet boven de drempel aan klanten in Wyoming levert.

Het tweede punt verrast wie diensten verkoopt: sales tax is in de eerste plaats gericht op fysieke goederen. Advies, ontwikkeling of design die aan bedrijven worden verkocht, vallen er vrijwel nooit onder. Gedownloade software, SaaS-abonnementen en digitale producten worden daarentegen in een dertigtal staten belast, met definities die per staatsgrens verschillen. Een freelancer die Amerikaanse bedrijven factureert, kan dus alle drempels overschrijden zonder ooit iets te hoeven innen, terwijl een SaaS-bedrijf zijn verkopen staat voor staat moet volgen, zoals we uitleggen in onze gids over de LLC voor een app of SaaS.

Wat niet meetelt voor de drempel

Verkopen via een marktplaats blijven in de meeste staten buiten de berekening. Amazon, Etsy en eBay innen de belasting al onder het marketplace facilitator-regime, en die verkopen maken u niet persoonlijk belastingplichtig.

Met andere woorden: wie alleen op Amazon werkt hoeft doorgaans niets te doen. Wie een eigen winkel opent, bijvoorbeeld op Shopify, bouwt verkopen op die wél tellen, zoals uitgelegd in ons artikel over verkopen via Shopify.

Wat er gebeurt zodra de drempel is gepasseerd

Drie plichten volgen elkaar op, in deze volgorde. U registreert zich bij het department of revenue van de staat. U int de belasting op elke verkoop die in die staat wordt geleverd, tegen het tarief van de plaats van levering, dat binnen één staat verschilt. Daarna doet u aangifte en draagt u af volgens het ritme dat de staat bepaalt, maandelijks, per kwartaal of jaarlijks naargelang uw volume.

Innen zonder registratie is een overtreding, geen sluiproute: een belasting innen waartoe u niet bevoegd bent brengt eigen sancties mee, los van die voor het niet aangeven.

In de praktijk houdt u dat niet met de hand bij, maar met een tool. Stripe Tax, TaxJar of Avalara koppelen elke verkoop aan het afleveradres, tellen per staat, waarschuwen u wanneer een drempel in zicht komt en berekenen daarna het exacte tarief van elke gemeente. De kosten ervan vallen in het niet bij een regularisatie over drie jaar. Een goede gewoonte: zet de berekening aan vanaf de eerste verkoop buiten een marktplaats, ook als u nog ver van de drempel zit, want juist die gegevens heeft u nodig op de dag dat u de drempel bereikt.

Als u een drempel al ongemerkt passeerde

De meeste staten kennen een programma voor vrijwillige regularisatie, de *voluntary disclosure agreement*. Het beperkt de inhaalperiode meestal tot drie of vier jaar en scheldt de boetes kwijt, mits u de eerste stap zet voordat de staat u aanschrijft.

Het is dezelfde logica als bij een te laat ingediend formulier 5472: uzelf melden kost altijd minder dan gevonden worden.

De verwarring met de btw

Sales tax is geen btw. Zij wordt niet teruggevorderd op aankopen, niet afgetrokken, en geldt alleen bij de eindverkoop aan een consument. Een Europese verkoper die aan btw gewend is, redeneert op dit punt vaak omgekeerd, wat wij uitwerken in sales tax tegenover btw.

Wat dit voor uw vennootschap verandert

Sales tax heeft geen enkel verband met winstbelasting. Uw LLC blijft fiscaal transparant, betaalt geen federale vennootschapsbelasting, en dient elk jaar haar formulier 5472 in, of u nu sales tax int of niet.

Het zijn twee gescheiden kalenders, twee verschillende overheden en twee losse risico's. Ze door elkaar halen veroorzaakt vrijwel elke te late aangifte die wij zien.

LLC Place richt uw vennootschap op, vraagt uw EIN aan en volgt uw federale en statelijke deadlines, zodat u alleen nog uw verkoopvolume in de gaten hoeft te houden.

Veelgestelde vragen

Moet mijn LLC uit Wyoming in alle staten sales tax innen?

Nee. De staat van oprichting speelt geen rol. U int alleen in de staten waar uw geleverde verkopen de drempel voor economische nexus overschrijden, meestal $ 100.000 over twaalf maanden, en alleen voor verkopen buiten een marktplaats.

Tellen verkopen via Amazon mee voor de nexusdrempel?

In de meeste staten niet: Amazon int en draagt de belasting af als marketplace facilitator, en die verkopen vallen buiten de berekening. Enkele staten tellen ze toch mee voor de drempel zonder dat u er belasting op hoeft te innen, wat alleen het moment vervroegt waarop uw eigen webshop belastingplichtig wordt.

Moet een freelancer die Amerikaanse klanten factureert sales tax innen?

Bijna nooit. Advies, ontwikkeling of design die aan bedrijven worden verkocht, vallen in vrijwel alle staten niet onder de sales tax. Alleen software, abonnementen en digitale producten worden belast, in een dertigtal staten.

Wat gebeurt er als ik de drempel overschrijd zonder me te registreren?

De staat kan de niet-geïnde belasting over meerdere jaren opeisen, met verhogingen en rente, ook al heeft u die nooit bij uw klanten geïnd. Het programma voor vrijwillige regularisatie beperkt de inhaalperiode en schrapt de boetes, mits u zich meldt voordat de staat u aanschrijft.