Sales tax: in welke staten moet u zich werkelijk registreren?

Er zijn twee manieren om de Amerikaanse sales tax te ontdekken. De eerste is door u erop voor te bereiden. De tweede is een brief van een staat die drie jaar achterstand opeist, verhogingen inbegrepen.

Het verschil tussen beide zit in één begrip, de nexus, en in één gewoonte: uw verkopen per staat tellen.

Wat nexus is, in één zin

Nexus is de band die u in een staat belastingplichtig maakt. Er zijn twee vormen. Fysieke nexus, gebonden aan aanwezigheid ter plaatse, een magazijn, een werknemer of voorraad. En economische nexus, gebonden aan het verkoopvolume alleen, zonder enige aanwezigheid.

De tweede raakt de niet ingezeten verkoper. Sinds de uitspraak *South Dakota v. Wayfair* van 2018 kan een staat u verplichten zijn belasting te innen terwijl u er nooit een voet zette, zodra u zijn drempel passeert.

De drempels en wat er misleidend aan is

De meest voorkomende drempel is honderdduizend dollar omzet of tweehonderd transacties over twaalf voortschrijdende maanden. Achter die ogenschijnlijk eenvoudige formule schuilen drie valkuilen.

Het “of” is geen “en”

Tweehonderd transacties van vijftien dollar is drieduizend dollar omzet, en volstaat toch om de plicht te activeren in staten die het tellen behielden. Wie kleine artikelen verkoopt bereikt de drempel veel eerder dan wie dure producten verkoopt.

Meerdere staten schrapten het tellen

Californië, Texas en New York kijken onder meer alleen naar het bedrag, vaak met een hogere drempel, vijfhonderdduizend dollar bij de eerste twee. Een tiental staten liet het tellen van transacties sinds 2019 vallen, omdat het minuscule verkopers ving.

Twaalf maanden is niet het kalenderjaar

De meeste staten rekenen met de laatste twaalf voortschrijdende maanden, of met het vorige kalenderjaar. Een goed eindejaar kan u dus in februari belastingplichtig maken, voor verkopen uit november.

De driemaandelijkse berekening

Haal uw verkopen op per staat van bestemming, niet per staat van verzending. Sales tax is een bestemmingsbelasting: het afleveradres van de koper beslist, nooit dat van uw vennootschap of van uw magazijn.

Wat niet meetelt voor de drempel

Verkopen via een marktplaats blijven in de meeste staten buiten de berekening. Amazon, Etsy en eBay innen de belasting al onder het marketplace facilitator regime, en die verkopen maken u niet persoonlijk belastingplichtig.

Met andere woorden: wie alleen op Amazon werkt hoeft doorgaans niets te doen. Wie een eigen winkel opent, bijvoorbeeld op Shopify, begint verkopen te stapelen die wél tellen, zoals uitgelegd in ons artikel over verkopen via Shopify.

Wat er gebeurt zodra de drempel is gepasseerd

Drie plichten volgen elkaar op, in deze volgorde. U registreert zich bij het department of revenue van de staat. U int de belasting op elke verkoop die in die staat wordt geleverd, tegen het tarief van de plaats van levering, dat binnen één staat verschilt. Daarna doet u aangifte en draagt u af volgens het ritme dat de staat bepaalt, maandelijks, per kwartaal of jaarlijks naargelang uw volume.

Innen zonder registratie is een overtreding, geen sluiproute: een belasting innen waartoe u niet bevoegd bent brengt eigen sancties mee, los van die voor het niet aangeven.

Als u een drempel al ongemerkt passeerde

De meeste staten kennen een programma voor vrijwillige regularisatie, de *voluntary disclosure agreement*. Het beperkt de inhaalperiode meestal tot drie of vier jaar en scheldt de boetes kwijt, mits u de eerste stap zet voordat de staat u schrijft.

Het is dezelfde logica als bij een te laat ingediend formulier 5472: uzelf melden kost altijd minder dan gevonden worden.

De verwarring met de btw

Sales tax is geen btw. Zij wordt niet teruggevorderd op aankopen, niet afgetrokken, en geldt alleen bij de eindverkoop aan een consument. Een Europese verkoper die aan btw gewend is, redeneert op dit punt vaak omgekeerd, wat wij uitwerken in sales tax tegenover btw.

Wat dit voor uw vennootschap verandert

Sales tax heeft geen enkel verband met winstbelasting. Uw LLC blijft fiscaal transparant, betaalt geen federale vennootschapsbelasting, en dient elk jaar haar formulier 5472 in, of u nu sales tax int of niet.

Het zijn twee gescheiden kalenders, twee verschillende overheden en twee losse risico's. Ze door elkaar halen veroorzaakt zowat elke te late aangifte die wij zien.

LLC Place richt uw vennootschap op, vraagt uw EIN aan en volgt uw federale en statelijke deadlines, zodat u alleen nog uw verkoopvolume in de gaten hoeft te houden.