Sales Tax en btw: wat elke LLC-eigenaar moet weten

U hebt uw LLC opgericht, uw eerste Amerikaanse klant betaalt, en er duikt een vraag op: moet u een belasting op de factuur zetten? Het antwoord hangt volledig af van wat u verkoopt en aan wie, en de meest gemaakte fout is redeneren alsof de Amerikaanse Sales Tax een btw was. Het zijn twee radicaal verschillende mechanismen.

Dit artikel legt de regels uit voor een niet-ingezeten LLC-eigenaar, zonder onnodig jargon, en laat zien hoe LLC Place de vraag in uw jaarlijkse compliance inbouwt in plaats van u haar te laten ontdekken na een brief van een staat.

Twee tegengestelde logica's, een dure verwarring

De btw is een belasting op de toegevoegde waarde, geheven in elke schakel van de keten, aftrekbaar voor ondernemers, en geharmoniseerd op de schaal van een land of zelfs een economische ruimte. De Amerikaanse Sales Tax is een belasting op de eindverkoop, alleen bij de consument geïnd, niet aftrekbaar, en niet door de federale overheid maar door elke staat vastgesteld, vaak aangevuld met lokale heffingen van county of stad.

Met andere woorden: een landelijke Sales Tax bestaat niet in de Verenigde Staten. Er bestaan tientallen regimes, met verschillende tarieven, vrijstellingen en drempels. Daarom is de juiste vraag nooit wat het tarief is, maar of u in die staat een inningsplicht hebt.

De nexus, het begrip dat alles bepaalt

Een staat kan u alleen tot inning van de Sales Tax verplichten als u een voldoende band met hem hebt, de zogenoemde nexus. Die bestaat in twee vormen:

• De fysieke nexus, zodra u een kantoor, voorraad of personeel in de staat hebt, inclusief voorraad in een magazijn van een platform.
• De economische nexus, algemeen geworden sinds de Wayfair-uitspraak, zodra u een verkoopdrempel naar die staat overschrijdt, heel vaak $ 100.000 jaaromzet of 200 transacties, met varianten per staat.

Voor een niet-ingezeten ondernemer die diensten aan bedrijven verkoopt speelt de vraag vrijwel nooit: de meeste staten belasten professionele diensten niet. Voor een verkoper van fysieke producten of software voor het grote publiek wordt zij daarentegen centraal zodra het volume stijgt.

Wat geldt naargelang wat u verkoopt

Hoe een drempel concreet wordt berekend

Een drempel wordt nooit globaal beoordeeld maar staat per staat. Driehonderdduizend dollar verkoop in de Verenigde Staten activeert niets als dat bedrag over dertig staten is verdeeld zonder dat één ervan zijn eigen ondergrens overschrijdt. Omgekeerd creëert honderdduizend dollar bij klanten in Illinois een verplichting in die staat, en in geen enkele andere.

Drie details maken het verschil tussen een juiste lezing en een vals alarm:

• De referentieperiode, in sommige staten het kalenderjaar en in andere de laatste twaalf voortschrijdende maanden, wat het moment van overschrijding verschuift.
• De gehanteerde grondslag, bij de ene de bruto-omzet, bij de andere alleen de belastbare verkopen, een enorm verschil wanneer een groot deel van uw verkopen is vrijgesteld.
• De inschrijvingstermijn, doorgaans dertig tot zestig dagen na overschrijding, voordat de staat de inning als verschuldigd beschouwt.

Zodra de drempel is overschreden, is de gang van zaken altijd dezelfde: inschrijving bij de staat, inning van de belasting tegen het tarief van het afleveradres, daarna periodieke aangifte, maandelijks of per kwartaal naargelang het volume, ook voor periodes zonder verkoop.

Digitale producten, het meest bewegelijke terrein

Niets is zo ongelijk als de behandeling van digitale goederen. Eenzelfde softwareabonnement kan in de ene staat vrijgesteld zijn, in de andere belast als een tastbaar goed, en in een derde ondergebracht bij de IT-diensten. Een e-book, een videocursus en een SaaS-toegang volgen niet altijd dezelfde regel, ook niet binnen één staat.

Het praktische gevolg is eenvoudig: verkoopt u digitaal aan Amerikaanse particulieren, dan gaat het er niet om één tarief te vinden maar om te weten in welke staten uw volume u belastingplichtig maakt, en vervolgens precies die staten te behandelen. Dat is opvolgingswerk, geen herziening van uw activiteit.

Het geval van marketplaces, vaak verkeerd begrepen

Sinds de zogenoemde Marketplace Facilitator-wetten innen en dragen de grote platforms de Sales Tax zelf af op de verkopen die zij hosten. Een verkoper die uitsluitend via die kanalen werkt hoeft doorgaans zelf niets te innen, maar moet controleren dat het platform het daadwerkelijk doet per staat, en het bewijs bewaren. Het onderwerp komt breder aan bod in ons artikel over LLC voor e-commerce en dropshipping.

En de btw in dit alles

Uw LLC is Amerikaans, heeft geen Europees btw-nummer en past geen btw toe op facturen voor diensten aan buitenlandse ondernemers. De verantwoordelijkheid voor de belasting ligt bij de klant, die in zijn land verlegt. Waakzaamheid geldt voor verkopen aan particulieren, waar sommige landen boven een drempel een inschrijving van de buitenlandse verkoper eisen, ongeacht zijn vestigingsplaats.

Conclusie: een kwestie van model, niet van land

De Sales Tax hangt niet af van uw nationaliteit of uw woonplaats, maar van wat u verkoopt en welk volume u per staat realiseert. Voor de overgrote meerderheid van freelancers, bureaus en softwareleveranciers met zakelijke klanten is het antwoord eenvoudig en geruststellend. Voor productverkopers is het iets om in de gaten te houden, geen obstakel.

U kunt uw LLC met LLC Place oprichten of uw model door een expert laten kaderen voordat u voor het eerst naar de Verenigde Staten verkoopt.

Veelgestelde vragen

Heeft mijn LLC een btw-nummer nodig?

Nee. Een Amerikaanse LLC heeft geen Europees btw-nummer. Zij heeft een EIN, een Amerikaans belastingnummer zonder verband met de btw. Uw buitenlandse zakelijke klanten passen in hun eigen land de verleggingsregeling toe.

Ik verkoop een online cursus aan particulieren, raakt mij dit?

Mogelijk aan beide zijden. Sommige Amerikaanse staten belasten digitale producten boven een drempel, en sommige landen verplichten de buitenlandse verkoper hun lokale belasting te innen op verkopen aan particulieren. Precies dat profiel verdient een eigen toets, die wij samen met u doen.

Wat gebeurt er als ik een drempel ongemerkt overschrijd?

De staat kan de niet-geïnde belasting vorderen, met rente en verhogingen. Juist daarom hoort de opvolging van drempels bij de begeleiding in plaats van aan het toeval te worden overgelaten.

Zet de Sales Tax mijn 0 % federale belasting op losse schroeven?

Nee. Het zijn twee gescheiden regimes. Sales Tax innen in een staat maakt uw LLC niet schuldenaar van de federale winstbelasting, die afhangt van de ETBUS-status, uitgelegd in onze gids LLC voor niet-ingezetenen.