Form 5472 te laat: de boete van 25.000 $ en hoe u dit rechtzet

U bent bij toeval op de informatie gestoten, in een groep van ondernemers of terloops in een artikel, en de twijfel sloop binnen: uw Amerikaanse LLC had een Form 5472 moeten indienen, en de termijn is al verstreken. Deze situatie komt veel vaker voor dan men denkt, en ze valt op te lossen. Het eerste wat u moet weten, is dat een te late indiening geen noodlot is, op voorwaarde dat u snel en correct handelt.

Voordat u verdergaat: als u nog niet precies weet wat dit formulier is of waarom het op u van toepassing is, neem dan twee minuten om onze volledige gids over Form 5472 te lezen. Dit artikel gaat ervan uit dat u al te laat bent en de zaak nu moet herstellen.

Wat u concreet riskeert

De boete voor een ontbrekend, te laat of onvolledig Form 5472 begint bij 25.000 $ per vennootschap en per betrokken jaar. Ze geldt zelfs voor een slapende vennootschap die nooit één dollar heeft gefactureerd. Twee vergeten jaren, en de theoretische rekening bereikt al 50.000 $.

Wat er echt gebeurt als het Form 5472 ontbreekt

Veel ondernemers stellen zich een zekere coulance voor, een eerste keer die automatisch wordt vergeven. De werkelijkheid is strenger. De boete waarin artikel 6038A van het Amerikaanse belastingrecht voorziet, wordt „zelf vastgesteld“ genoemd: de IRS kan ze berekenen en opleggen zonder proces, zodra hij het ontbreken of de vertraging van de aangifte vaststelt. U ontvangt dan een brief, vaak een bericht van het type CP15, dat u het verschuldigde bedrag meedeelt.

Wat het meest verrast, is dat de boete jaar na jaar geldt. Als uw vennootschap sinds drie jaar bestaat en nooit heeft ingediend, staat er geen 25.000 $ op het spel maar mogelijk 75.000 $. En het feit dat u geen winst, of zelfs geen enkele verkoop hebt gemaakt, verandert daar niets aan: de verplichting tot aangifte staat volledig los van uw werkelijke activiteit. Het is een informatieaangifte, geen belasting.

Het goede nieuws: een te late indiening valt bijna altijd recht te zetten

Hier is wat de meeste mensen niet weten op het moment dat de paniek hen bevangt. De IRS weet heel goed dat duizenden buitenlandse eigenaars deze verplichting achteraf ontdekken, uit onwetendheid en zonder enige bedoeling om te frauderen. Er is dus een duidelijke weg om weer bij te zijn: de ontbrekende aangiften indienen met een schriftelijke uitleg erbij, wat de administratie een verklaring van „reasonable cause“ noemt, oftewel een redelijke reden.

In een grote meerderheid van de gevallen te goeder trouw maakt een goed voorbereide rechtzetting het mogelijk om de boete ofwel te vermijden, ofwel geannuleerd te krijgen als ze al is meegedeeld. Wat telt, is niet wachten tot de IRS u vindt, en een net dossier voorleggen in plaats van een formulier alleen te versturen, zonder context.

Hoe u uw Form 5472 rechtzet, stap voor stap

Begin met het verzamelen van uw informatie. Voor elk jaar dat u te laat bent, hebt u de oprichtingsgegevens van uw vennootschap nodig, haar EIN-nummer, en de detaillering van de transacties tussen u en de LLC: inbreng die u hebt ingebracht, bedragen die u eruit hebt gehaald, kosten betaald vanaf de rekening. Ook al zijn die stromen bescheiden, ze moeten jaar na jaar worden gereconstrueerd.

Bereid vervolgens de ontbrekende aangiften voor. Voor een eenpersoons-LLC in handen van een buitenlander gaat het Form 5472 altijd vergezeld van een zogenaamd „proforma“ Form 1120, en u bereidt een volledige set voor voor elk jaar dat u te laat bent. Dit is een technische stap waar een fout een rechtzetting in een nieuw probleem kan veranderen, want een verkeerd ingevuld formulier blijft in de ogen van de IRS een niet-conform formulier.

Voeg een verklaring van redelijke reden toe. Dit is het kernstuk van het dossier. U legt schriftelijk uit, feitelijk en zonder te dramatiseren, waarom de aangifte te laat is ingediend: late ontdekking van de verplichting, afwezigheid van inkomsten, een spontane stap zodra u zich bewust werd. Een eerlijke uitleg, gedateerd en ondertekend, die uw goede trouw en uw wil om te voldoen toont, weegt veel zwaarder dan men denkt.

Dien ten slotte het dossier in en bewaar elk bewijs. U verstuurt het geheel via de door de IRS verwachte weg en u bewaart een spoor van de verzending en de ontvangst. Als er al een boetebericht was uitgevaardigd, zal uw verzoek tot annulering zich precies op deze rechtgezette indiening en op uw verklaring van redelijke reden steunen.

Een laatste reflex telt evenzeer als de vorige: dien nooit overhaast in. De duurste fout is een onvolledig formulier haastig versturen om van het probleem „af te zijn“, want een slordige indiening kan als een nieuw verzuim worden behandeld en de teller opnieuw doen lopen. Beter een volledig dossier dat een week later wordt ingediend dan een benaderend formulier dat morgen wordt verstuurd.

Kan de boete worden geannuleerd nadat ze is meegedeeld?

Ja, en dat is precies de rol van de verklaring van redelijke reden. Als de IRS u al een boete heeft toegestuurd, kunt u de annulering ervan vragen door op het bericht te antwoorden, met het rechtgezette dossier als onderbouwing. Elke situatie is anders en niets is automatisch, maar een eerste verzuim te goeder trouw, zonder verzwegen inkomsten en spontaan gecorrigeerd, verenigt de voorwaarden die in uw voordeel spelen. Belangrijk is te antwoorden binnen de op de brief vermelde termijnen, nooit hem te negeren.

Hoe LLC Place uw situatie rechtzet

Vertrouw de opbouw van uw dossier toe aan onze experts in fiscale conformiteit

Dit is precies het soort dossier dat onze experts behandelen. We reconstrueren samen met u de ontbrekende jaren, we bereiden de in te halen Form 5472 en de proforma 1120 voor, we stellen de verklaring van redelijke reden op en we dienen het geheel volgens de regels in. U volgt elke stap vanuit uw klantenzone, zonder ooit zelf met de Amerikaanse administratie te moeten praten.

Hoe u nooit meer te laat bent

Zodra de situatie is opgeschoond, is het doel om die stress nooit meer te beleven. De aangifte van het Form 5472 komt elk jaar terug, op een vaste termijn, en dat is precies het soort verplichting dat men niet aan het eigen geheugen moet overlaten. Met LLC Place worden uw jaarlijkse aangiften automatisch voorbereid en ingediend, met herinneringen voor elke termijn, zodat uw conformiteit nooit meer van een vergetelheid afhangt.

Een vertraging op het Form 5472 maakt bang, maar het is bijna nooit een doodlopende weg. De echte fout zou zijn hem in stilte te laten aangroeien. Op tijd aangepakt en netjes behandeld, eindigt hij meestal zonder boete. Als u twijfelt over uw situatie, open dan uw conformiteitszone of herlees de basis in onze gids over Form 5472.