Sales tax: w których stanach naprawdę trzeba się zarejestrować?

Amerykański sales tax poznaje się na dwa sposoby. Pierwszy to przygotować się na niego. Drugi to dostać list od stanu z żądaniem trzech lat zaległości wraz z odsetkami.

Różnica między jednym a drugim sprowadza się do jednego pojęcia, nexus, i jednego nawyku: liczenia sprzedaży stan po stanie.

Czym jest nexus, w jednym zdaniu

Nexus to więź, która sprawia, że masz obowiązek podatkowy w danym stanie. Ma dwie postacie. Nexus fizyczny, związany z obecnością na miejscu: magazynem, pracownikiem albo zapasem. Oraz economic nexus, związany wyłącznie z wolumenem sprzedaży, bez żadnej obecności.

Ten drugi dotyczy sprzedawcy nierezydenta. Od wyroku *South Dakota v. Wayfair* z 2018 roku stan może żądać, byś pobierał jego podatek, choć nigdy nie postawiłeś tam stopy, gdy tylko przekroczysz jego próg.

Progi i to, co w nich mylące

Najczęstszy próg to sto tysięcy dolarów sprzedaży albo dwieście transakcji w ciągu ruchomych dwunastu miesięcy. Za tą pozornie prostą formułą kryją się trzy pułapki.

„albo” to nie „i”

Dwieście transakcji po piętnaście dolarów to trzy tysiące dolarów obrotu, a to i tak wystarcza, by uruchomić obowiązek w stanach, które zachowały liczbę transakcji. Sprzedawca drobiazgów osiąga próg dużo wcześniej niż sprzedawca drogich rzeczy.

Kilka stanów zniosło liczbę transakcji

Kalifornia, Teksas i stan Waszyngton patrzą wyłącznie na kwotę, często z wyższym progiem, pięćset tysięcy dolarów dla dwóch pierwszych. Kilkanaście stanów porzuciło liczbę transakcji od 2019 roku, bo wciągała najmniejszych sprzedawców.

Dwanaście miesięcy to nie rok kalendarzowy

Większość stanów liczy ostatnie ruchome dwanaście miesięcy albo poprzedni rok kalendarzowy. Dobry sezon świąteczny może więc sprawić, że w lutym powstanie u Ciebie obowiązek podatkowy za sprzedaż z listopada.

Stany bez sales tax i stany, które opodatkowują usługi

Pięć stanów nie ma stanowego sales tax: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire i Oregon. Sprzedaż dostarczona do jednego z nich nie wlicza się do żadnego progu i nigdy nie powoduje tam obowiązku rejestracji, choć na Alasce niektóre gminy mogą pobierać podatek lokalny. Dobrze to pokazuje, że stan rejestracji Twojej LLC nie ma żadnego wpływu na sales tax: spółka z Wyoming, stanu, który opodatkowuje towary, niczego nie pobiera, dopóki jej sprzedaż do klientów w Wyoming nie przekroczy progu.

Druga rzecz zaskakuje sprzedawców usług: sales tax dotyczy przede wszystkim towarów materialnych. Doradztwo, programowanie czy projektowanie sprzedawane firmom prawie nigdy mu nie podlegają. Za to oprogramowanie do pobrania, subskrypcje SaaS i produkty cyfrowe są opodatkowane w około trzydziestu stanach, a definicje zmieniają się od stanu do stanu. Freelancer fakturujący amerykańskie firmy może więc przekroczyć wszystkie progi i nigdy nie musieć niczego pobierać, podczas gdy twórca SaaS musi śledzić sprzedaż w każdym stanie osobno, co wyjaśniamy w przewodniku o LLC dla aplikacji lub SaaS.

Co nie wlicza się do progu

Sprzedaż przez platformę jest w większości stanów wyłączona z obliczenia. Amazon, Etsy i eBay pobierają podatek w ramach reżimu marketplace facilitator, a ta sprzedaż nie czyni Cię osobiście zobowiązanym.

Innymi słowy sprzedawca działający wyłącznie na Amazonie zwykle nie ma nic do zrobienia. Ten, kto otwiera własny sklep, na przykład na Shopify, zaczyna gromadzić sprzedaż, która się liczy.

Co dzieje się po przekroczeniu progu

Powstają trzy obowiązki, w tej kolejności. Rejestrujesz się w stanowym urzędzie skarbowym. Pobierasz podatek od każdej sprzedaży dostarczonej do tego stanu, według stawki miejsca dostawy, która różni się nawet w obrębie jednego stanu. Potem składasz deklarację i płacisz w rytmie ustalonym przez stan, miesięcznie, kwartalnie albo rocznie, zależnie od wolumenu.

Pobieranie bez rejestracji to naruszenie, nie skrót: pobranie podatku, do którego nie masz upoważnienia, niesie własne kary, odrębne od braku deklaracji.

W praktyce progi śledzi się narzędziem, a nie ręcznie. Stripe Tax, TaxJar czy Avalara przypisują każdą sprzedaż do adresu dostawy, liczą ją według stanów, ostrzegają, gdy zbliżasz się do progu, a potem wyliczają dokładną stawkę dla każdej gminy. Kosztują nieporównanie mniej niż uregulowanie zaległości za trzy lata. Dobry nawyk: włącz naliczanie od pierwszej sprzedaży poza platformami, nawet gdy do progu jest bardzo daleko, bo właśnie ta historia przyda się w dniu, w którym go osiągniesz.

Jeśli przekroczyłeś próg, nie wiedząc o tym

Większość stanów prowadzi program dobrowolnego ujawnienia, *voluntary disclosure agreement*. Zwykle ogranicza on okres wsteczny do trzech albo czterech lat i znosi kary, pod warunkiem że zrobisz pierwszy krok, zanim stan do Ciebie napisze.

To ta sama logika co przy spóźnionym formularzu 5472: samodzielne zgłoszenie zawsze kosztuje mniej niż wykrycie przez urząd.

Nie mylić z VAT

Sales tax to nie VAT. Nie odzyskuje się go od zakupów, nie odlicza się go i dotyczy wyłącznie sprzedaży końcowej do konsumenta. Europejski sprzedawca przyzwyczajony do VAT często rozumuje tu odwrotnie, co omawiamy w artykule sales tax a VAT.

Co to zmienia dla Twojej spółki

Sales tax nie ma związku z podatkiem dochodowym. Twoja LLC pozostaje transparentna podatkowo, nie płaci federalnego podatku dochodowego i co roku składa formularz 5472, niezależnie od tego, czy pobierasz sales tax.

To dwa osobne kalendarze, dwie różne administracje i dwa odrębne ryzyka. Mylenie ich stoi za niemal każdą spóźnioną deklaracją, jaką widzimy.

LLC Place zakłada Twoją spółkę, uzyskuje EIN i pilnuje terminów federalnych i stanowych, tak by jedyną rzeczą do obserwowania został Twój wolumen sprzedaży.

Najczęstsze pytania

Czy moja LLC z Wyoming musi pobierać sales tax we wszystkich stanach?

Nie. Stan rejestracji nie ma tu żadnego znaczenia. Pobierasz podatek tylko w tych stanach, w których sprzedaż dostarczona do klientów przekracza próg economic nexus, zwykle 100 000 dolarów w ciągu dwunastu miesięcy, i tylko od sprzedaży poza platformami.

Czy sprzedaż na Amazonie wlicza się do progu nexus?

W większości stanów nie: Amazon pobiera i odprowadza podatek jako marketplace facilitator, a ta sprzedaż jest wyłączona z obliczenia. Kilka stanów wlicza ją jednak do progu, nie wymagając od Ciebie pobierania od niej podatku, co jedynie przyspiesza moment, w którym obowiązek obejmie Twój własny sklep.

Czy freelancer fakturujący amerykańskich klientów musi pobierać sales tax?

Prawie nigdy. Usługi doradcze, programistyczne czy projektowe sprzedawane firmom niemal w żadnym stanie nie podlegają sales tax. Opodatkowane są tylko oprogramowanie, subskrypcje i produkty cyfrowe, w około trzydziestu stanach.

Co się stanie, jeśli przekroczę próg i się nie zarejestruję?

Stan może zażądać niepobranego podatku za kilka lat wstecz, z dopłatami i odsetkami, nawet jeśli nigdy nie pobrałeś go od klientów. Program dobrowolnego ujawnienia ogranicza okres wsteczny i znosi kary, pod warunkiem że zgłosisz się, zanim stan do Ciebie napisze.