ITIN of EIN: welk nummer heeft uw Amerikaanse LLC echt nodig?

De vraag komt bij elke oprichting terug. De ene verkoper las dat een ITIN nodig was, de andere dat een EIN volstond, een derde betaalde een tussenpersoon voor allebei. Twee van hen gaven geld uit voor niets.

De regel past in één zin. Het EIN identificeert een onderneming bij de IRS, het ITIN identificeert een natuurlijke persoon die een Amerikaanse aangifte moet indienen zonder recht op een socialezekerheidsnummer. Het zijn twee verschillende dingen, en de overgrote meerderheid van niet-ingezetenen heeft alleen het eerste nodig.

TIN, EIN, ITIN, SSN: de Amerikaanse fiscale nummers op een rij

Het Amerikaanse fiscale identificatienummer heet TIN, voluit *taxpayer identification number*. Het is geen afzonderlijk nummer, maar een familie van nummers. Het SSN, voorbehouden aan personen die in de Verenigde Staten mogen werken. Het ITIN, toegekend aan personen die geen recht hebben op een SSN maar wel een Amerikaanse belastingplicht hebben. Het EIN, toegekend aan ondernemingen. En enkele zeldzamere nummers, zoals het ATIN of het PTIN, die een buitenlandse oprichter niet aangaan. Vraagt een bank, een platform of een formulier om uw TIN, dan gaat het om een van die nummers, afhankelijk van uw situatie: het EIN voor uw LLC, het fiscale nummer van uw woonland voor uzelf op een W-8BEN, en bijna nooit een ITIN.

Voor een oprichter uit Nederland, België, Suriname of Marokko is het antwoord dus kort. Het bedrijf heeft een TIN: dat is zijn EIN, dat LLC Place binnen 3 tot 5 werkdagen voor het bedrijf regelt, zonder SSN. De oprichter zelf vermeldt zijn nationale fiscale nummer, in Nederland bijvoorbeeld zijn BSN en in België zijn rijksregisternummer, wanneer een Amerikaans formulier om een foreign TIN vraagt. Een ITIN komt er alleen bij in de gevallen die hieronder worden beschreven.

Het EIN, het nummer van uw bedrijf

Het EIN, voluit *employer identification number*, is het Amerikaanse equivalent van een ondernemingsnummer. Het wordt bij de IRS aangevraagd met formulier SS-4, het is gratis en er komt geen socialezekerheidsnummer aan te pas: het formulier houdt rekening met een buitenlandse aanvrager. LLC Place vraagt het voor u aan en ontvangt het binnen 3 tot 5 werkdagen. Alles wat u over dit nummer moet weten, staat in ons artikel over het EIN zonder SSN.

Dit is het nummer dat de bank, Stripe, marktplaatsen en leveranciers vragen. Zonder dat nummer bestaat uw bedrijf juridisch, maar kan het niets innen. Het is dus het eerste stuk dat u na de oprichting regelt, en het enige dat de start echt blokkeert.

Het ITIN, het nummer van een persoon

Het ITIN, voluit *individual taxpayer identification number*, is bedoeld voor een natuurlijke persoon met een aangifteplicht in de Verenigde Staten die geen socialezekerheidsnummer kan krijgen. U vraagt het aan met formulier W-7, met een gewaarmerkt identiteitsbewijs en meestal met de aangifte die het verzoek onderbouwt.

Precies dat laatste punt vergeten de gidsen. Een ITIN vraagt u niet uit voorzorg aan. De IRS geeft het af om een aangifte mogelijk te maken, niet om in een dossier te liggen. Een aanvraag zonder aangiftereden wordt afgewezen, en het gewaarmerkte identiteitsbewijs heeft voor niets gereisd.

Wanneer een ITIN wel nodig wordt

Het eerste geval is de LLC met meerdere leden. Die wordt behandeld als personenvennootschap, dient aangifte 1065 in en geeft elk lid een K-1. Een buitenlandse vennoot op dat document heeft een Amerikaans fiscaal nummer nodig, dus een ITIN. Dat is een van de redenen waarom een tweede lid nooit zonder gevolgen is, zoals we uitleggen in ons artikel over de LLC met één of meerdere leden.

Het tweede is inkomen dat daadwerkelijk verbonden is met een Amerikaanse activiteit. Dat verplicht de persoon tot een aangifte 1040-NR, en dus tot een ITIN. Het mechanisme staat in onze gids over de belasting van niet-ingezetenen.

Het derde is een beroep op een belastingverdrag om bronheffing te verlagen, bijvoorbeeld op royalty's. Formulier W-8BEN vraagt dan om een fiscaal nummer, en het ITIN is het enige dat een buitenlandse particulier heeft.

Het meest voorkomende geval, en het eenvoudigste

Een LLC die eigendom is van één buitenlandse persoon, zonder personeel of kantoor in de Verenigde Staten, is fiscaal transparant. Zij dient jaarlijks formulier 5472 in samen met een pro forma 1120. Dat dossier identificeert de eigenaar met naam, adres en buitenlands fiscaal nummer, niet met een ITIN.

Met andere woorden: de freelancer, de onlineverkoper of de consultant die zijn bedrijf alleen bezit, hoeft nooit een ITIN aan te vragen. Hij heeft het EIN, het zakelijke adres en de bankrekening nodig, en verder niets.

De doorlooptijden, die vaak beslissen

Het EIN komt bij een goed ingevulde buitenlandse aanvraag per fax binnen 3 tot 5 werkdagen, soms iets later afhankelijk van de drukte bij de IRS. Het ITIN laat veel langer op zich wachten, vaak twee tot drie maanden zodra het dossier via de speciale dienst loopt en het identiteitsbewijs gewaarmerkt moet worden.

Wachten op een ITIN dat u niet nodig hebt, schuift uw start dus een kwartaal op. Dat is de echte prijs van de verwarring, veel meer dan het honorarium van een tussenpersoon.

Hoe LLC Place dit regelt

Wij dienen formulier SS-4 in bij de IRS en geven u het EIN van uw bedrijf, zonder ooit om een Amerikaans persoonlijk nummer te vragen. Het is het enige stuk dat de start bepaalt, en het zit in het aanbod.

We vertellen u ook wanneer een ITIN echt nodig is, wat zelden voorkomt, in plaats van u een traject van drie maanden te verkopen dat u niet nodig hebt. De rest volgt in hetzelfde dossier: statuten, zakelijk adres en bewaking van de jaarlijkse aangifte.

Veelgestelde vragen

Kan ik een EIN krijgen zonder SSN en zonder ITIN?

Ja. Formulier SS-4 voorziet uitdrukkelijk in de buitenlandse aanvrager, en er wordt geen persoonlijk Amerikaans nummer gevraagd. Dat is de normale route voor een niet-ingezetene, geen gedoogsituatie, en LLC Place dient deze aanvraag voor u in.

Vraagt mijn Amerikaanse bank om een ITIN?

Zakelijke neobanken nemen genoegen met het EIN, de statuten en een identiteitscontrole. Een klassieke bank kan meer vragen, en dat is een van de redenen waarom wij verwijzen naar de oplossingen uit onze bankvergelijking.

Ik heb al een ITIN, heb ik dan toch een EIN nodig?

Ja, altijd. De twee nummers vervangen elkaar niet: het ene wijst een persoon aan, het andere een bedrijf. Een LLC zonder EIN kan geen rekening openen en niets innen.

Wat is het TIN, het Amerikaanse fiscale identificatienummer?

TIN is de verzamelnaam voor alle fiscale nummers van de IRS: het SSN voor personen die in de Verenigde Staten mogen werken, het ITIN voor andere personen met een Amerikaanse belastingplicht en het EIN voor ondernemingen. Het TIN van een LLC is haar EIN.

Moet een Nederlander of Belg een ITIN aanvragen om een LLC op te richten?

Nee. De LLC krijgt haar EIN zonder SSN en zonder ITIN, en de oprichter vult op de W-8BEN zijn nationale fiscale nummer in, het BSN in Nederland of het rijksregisternummer in België. Een ITIN wordt pas nodig bij een LLC met meerdere vennoten, bij inkomen dat daadwerkelijk verbonden is met een Amerikaanse activiteit of bij een beroep op een belastingverdrag om bronheffing te verlagen.