Sales tax: in quali stati devi davvero registrarti?
La sales tax americana non scatta al primo dollaro ma al superamento di una soglia, stato per stato. Quella soglia si chiama nexus economico, e non dipende né dalla tua nazionalità né dal luogo in cui è stata costituita la società. Ecco come sapere dove sei debitore, cosa conta nel calcolo e perché un marketplace cambia tutto.
9 min di lettura
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Ci sono due modi di scoprire la sales tax americana. Il primo, preparandosi. Il secondo, ricevendo una lettera di uno stato che reclama tre anni di arretrati, maggiorazioni comprese.
La differenza fra i due sta in una nozione, il nexus, e in un'abitudine: contare le proprie vendite stato per stato.
Cos'è il nexus, in una frase
Il nexus è il legame che ti rende debitore in uno stato. Esiste in due forme. Il nexus fisico, legato a una presenza sul posto, un magazzino, un dipendente o della merce. E il nexus economico, legato al solo volume di vendite, senza alcuna presenza.
È il secondo a riguardare un venditore non residente. Dalla sentenza *South Dakota v. Wayfair* del 2018, uno stato può obbligarti a riscuotere la sua imposta anche se non ci hai mai messo piede, appena ne superi la soglia.
Le soglie e ciò che hanno di ingannevole
La soglia più diffusa è di centomila dollari di vendite o duecento transazioni su dodici mesi mobili. Dietro questa formula apparentemente semplice si nascondono tre trappole.
La «o» non è una «e»
Duecento transazioni da quindici dollari fanno tremila dollari di fatturato, e bastano comunque a far scattare l'obbligo negli stati che hanno mantenuto il conteggio. Chi vende articoli piccoli raggiunge la soglia molto prima di chi vende prodotti costosi.
Diversi stati hanno eliminato il conteggio
California, Texas e lo stato di Washington, fra gli altri, guardano solo all'importo, spesso con una soglia più alta, cinquecentomila dollari per i primi due. Una dozzina di stati ha abbandonato il conteggio delle transazioni dal 2019, perché intrappolava venditori minuscoli.
I dodici mesi non sono l'anno solare
La maggior parte degli stati ragiona sugli ultimi dodici mesi mobili, o sull'anno solare precedente. Una buona stagione natalizia può quindi renderti debitore a febbraio, per vendite fatte a novembre.
Estrai le vendite per stato di destinazione, non per stato di spedizione. La sales tax è un'imposta di destinazione: decide l'indirizzo di consegna dell'acquirente, mai quello della tua società né del tuo magazzino.
Gli stati senza sales tax e quelli che tassano i servizi
Cinque stati non hanno alcuna sales tax statale: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire e Oregon. Una vendita consegnata in uno di questi non conta per nessuna soglia e non vi fa mai scattare la registrazione, anche se l'Alaska lascia ad alcuni comuni la facoltà di applicare un'imposta locale. Questo dettaglio spiega perché lo stato in cui è costituita la tua LLC non ha alcun effetto sulla sales tax: una società del Wyoming, stato che tassa i beni, non riscuote nulla finché non consegna a clienti in Wyoming oltre la soglia.
Il secondo punto sorprende chi vende servizi: la sales tax colpisce prima di tutto i beni materiali. Consulenza, sviluppo o design venduti alle aziende non vi sono quasi mai soggetti. Software scaricabile, abbonamenti SaaS e prodotti digitali, invece, sono tassati in una trentina di stati, con definizioni che cambiano da un confine all'altro. Un freelance che fattura a società americane può quindi superare tutte le soglie senza mai dover riscuotere, mentre chi pubblica un SaaS deve sorvegliare le vendite stato per stato, come spieghiamo nella nostra guida alla LLC per una app o un SaaS.
Cosa non conta ai fini della soglia
Le vendite effettuate tramite un marketplace sono escluse dal calcolo nella maggior parte degli stati. Amazon, Etsy ed eBay riscuotono già l'imposta sotto il regime del marketplace facilitator, e quelle vendite non ti rendono debitore a titolo personale.
In altre parole, chi lavora solo su Amazon in genere non deve fare nulla. Chi apre un negozio proprio, per esempio su Shopify, comincia ad accumulare vendite che contano, come spiegato nel nostro articolo sulla vendita su Shopify.
Cosa succede una volta superata la soglia
Si concatenano tre obblighi, in quest'ordine. Ti registri presso il dipartimento delle entrate dello stato. Riscuoti l'imposta su ogni vendita consegnata in quello stato, all'aliquota della località di consegna, che varia all'interno dello stesso stato. Poi dichiari e versi con la periodicità fissata dallo stato, mensile, trimestrale o annuale a seconda del volume.
Riscuotere senza registrazione è una violazione, non una scorciatoia: incassare un'imposta che non si è abilitati a riscuotere espone a sanzioni proprie, distinte da quelle per omessa dichiarazione.
In pratica il monitoraggio si fa con uno strumento, non a mano. Stripe Tax, TaxJar o Avalara collegano ogni vendita all'indirizzo di consegna, contano per stato, ti avvisano quando ti avvicini a una soglia e poi calcolano l'aliquota esatta di ogni comune. Il loro costo è niente a confronto con una regolarizzazione su tre anni. La cosa giusta da fare è attivare il calcolo dalla prima vendita fuori dai marketplace, anche se sei lontanissimo dalla soglia, perché è quello storico che ti servirà il giorno in cui la raggiungerai.
Se hai già superato la soglia senza saperlo
La maggior parte degli stati offre un programma di regolarizzazione volontaria, il *voluntary disclosure agreement*. Di norma limita il periodo di recupero a tre o quattro anni e cancella le sanzioni, a condizione di muoversi prima che sia lo stato a scriverti.
È la stessa logica del modulo 5472 depositato in ritardo: farsi avanti costa sempre meno che essere trovati.
La confusione da non fare con l'IVA
La sales tax non è un'IVA. Non si recupera sugli acquisti, non si deduce, e si applica solo alla vendita finale al consumatore. Un venditore europeo abituato all'IVA ragiona spesso al contrario su questo punto, che approfondiamo in sales tax e IVA a confronto.
Cosa cambia per la tua società
La sales tax non ha alcun legame con l'imposta sugli utili. La tua LLC resta fiscalmente trasparente, non paga imposta federale sulle società, e presenta il suo modulo 5472 ogni anno, che riscuota o meno sales tax.
Sono due calendari separati, due amministrazioni diverse e due rischi distinti. Confonderli è la causa di quasi tutti i ritardi che vediamo.
LLC Place costituisce la tua società, ne ottiene l'EIN e ne segue le scadenze federali e statali, così l'unica cosa che ti resta da sorvegliare è il volume di vendite.
Domande frequenti
La mia LLC del Wyoming deve riscuotere la sales tax in tutti gli stati?
No. Lo stato di costituzione non ha alcuna influenza. Riscuoti solo negli stati in cui le vendite consegnate superano la soglia di nexus economico, di solito 100.000 $ su dodici mesi, e solo per le vendite fatte fuori dai marketplace.
Le vendite su Amazon contano per la soglia di nexus?
Nella maggior parte degli stati no: Amazon riscuote e versa l'imposta come marketplace facilitator, e quelle vendite sono escluse dal calcolo. Alcuni stati le contano comunque per la soglia, senza chiederti di riscuotere su di esse, il che anticipa soltanto il momento in cui il tuo negozio online diventa debitore.
Un freelance che fattura a clienti americani deve riscuotere la sales tax?
Quasi mai. Consulenza, sviluppo o design venduti alle aziende non sono soggetti a sales tax praticamente in nessuno stato. Sono tassati solo software, abbonamenti e prodotti digitali, in una trentina di stati.
Cosa succede se supero la soglia senza registrarmi?
Lo stato può reclamare l'imposta non riscossa su più anni, con maggiorazioni e interessi, anche se non l'hai mai incassata dai clienti. Il programma di regolarizzazione volontaria limita il recupero e cancella le sanzioni, a patto di farti avanti prima che sia lo stato a scriverti.