Cómo cerrar un EIN ante el IRS: la carta que debes enviar (modelo)

Cerrar una empresa en Estados Unidos deja un último cabo suelto que muchos propietarios olvidan: el EIN. El trámite estatal que disuelve la LLC no le comunica nada al IRS, así que la cuenta de empresa vinculada al EIN sigue abierta y el IRS puede seguir esperando declaraciones de una empresa que ya no existe.

La solución es una carta breve. Esta guía explica qué hace realmente el IRS con ella, qué hay que presentar antes de enviarla y a dónde mandarla, y te da un modelo listo para completar. Si prefieres no ocuparte de ello, LLC Place la prepara y la envía por ti como parte de la disolución.

Cancelar o desactivar: lo que hace realmente el IRS

El IRS es tajante en este punto: no puede cancelar un EIN, pero sí desactivarlo. Una vez asignado, el EIN se convierte en el número federal de identificación fiscal permanente de la empresa. Lo que en realidad cierras es la cuenta de empresa vinculada a ese número, para que el IRS deje de esperar declaraciones asociadas a él.

Por eso el EIN nunca desaparece del todo, y conviene conservarlo anotado junto con los documentos de la empresa. Si algún día el IRS escribe sobre un año antiguo, ese es el número que citará.

Antes de escribir: presenta todas las declaraciones pendientes

El IRS no desactiva la cuenta de una empresa que todavía le debe algo. Según sus indicaciones, si la empresa hizo pagos de impuestos, debe impuestos empresariales o recibió una notificación para presentar una declaración, hay que presentar todas las declaraciones pendientes y pagar todos los impuestos adeudados antes de que el EIN pueda desactivarse.

Para una LLC estadounidense con un único propietario no residente, eso significa el Form 5472 final (la declaración informativa de las LLC con propietario extranjero) con su pro forma Form 1120 (el Form 1120 simplificado que lo acompaña), con la casilla de final return marcada, además de cualquier año anterior que nunca se presentara. Nuestra guía del Form 5472 explica esta declaración. También tiene sentido disolver primero la empresa ante su estado, para que la carta pueda indicar la fecha de disolución. Explicamos ese paso para Wyoming y para Delaware.

Qué debe incluir la carta

El IRS pide cinco cosas. El nombre legal completo de la empresa, exactamente como lo tiene registrado el IRS. El EIN. La dirección de la empresa. El motivo por el que quieres cerrar la cuenta, que en el caso de una LLC disuelta es simplemente que ha cesado su actividad y se ha disuelto. Y, si todavía la tienes, una copia de la notificación de asignación del EIN, la carta que te envió el IRS cuando emitió el número, normalmente una CP 575 o, si pediste un duplicado, una carta 147C.

Firma y fecha la carta en calidad de socio o de otra persona autorizada para actuar en nombre de la empresa, y guarda una copia junto con el comprobante de envío. No hace falta nada más: ni número de formulario ni tasa.

Un modelo que puedes copiar

Sustituye todo lo que va entre corchetes, mantén un tono sencillo y objetivo, y adjunta la notificación de asignación del EIN si la tienes. La carta está en inglés porque va dirigida al IRS, así que envíala tal cual, sin traducirla. Cuando cerramos una empresa en LLC Place, completamos y enviamos esta carta nosotros mismos, justo después de la declaración final.

[Date] Internal Revenue Service MS 6055 Kansas City, MO 64108 Re: Request to deactivate EIN [XX-XXXXXXX] To whom it may concern, [Company legal name], EIN [XX-XXXXXXX], located at [company address], has ceased all business activity. It was dissolved in the State of [Wyoming] on [date of dissolution], and its final federal return was filed for the [year] tax year. We ask that the IRS deactivate the business account associated with this EIN. A copy of the EIN assignment notice is enclosed. Sincerely, [Signature] [Your full name], Sole Member

A dónde enviarla

Aquí el IRS no es del todo coherente. Su página dedicada a la desactivación de un EIN indica dos direcciones: Internal Revenue Service, MS 6055, Kansas City, MO 64108, o Internal Revenue Service, MS 6273, Ogden, UT 84201. Su página general sobre el cierre de una empresa da una tercera: Internal Revenue Service, Cincinnati, OH 45999.

Las tres pertenecen al IRS. Nosotros usamos la dirección de la página dedicada a la desactivación del EIN, que es la del modelo anterior, y volvemos a consultar esa página antes de cada envío, porque el IRS cambia de vez en cuando la forma en que reparte su correo. La solicitud se tramita solo por correo postal: el IRS indica un número de fax únicamente para las organizaciones exentas de impuestos.

Después del envío

Guarda una copia de la carta, del documento adjunto y del comprobante de envío con los registros de la empresa. Si más adelante el IRS envía una notificación pidiendo una declaración con ese EIN, responde con una copia de tu carta y de la declaración final. La mayoría de esas notificaciones se generan automáticamente y dejan de llegar cuando el IRS comprueba que la cuenta se cerró tras una declaración final.

No vuelvas a usar el EIN una vez desactivada la cuenta. Si más adelante empiezas otro negocio, una nueva LLC es una entidad nueva y necesita su propio EIN.

Errores que mantienen la cuenta abierta

El más frecuente es enviar la carta demasiado pronto, antes de la declaración final, lo que deja al IRS con una cuenta que no puede cerrar. El segundo es olvidarse del Form 5472: una LLC con propietario extranjero que nunca lo presentó tiene declaraciones pendientes, y la multa por cada formulario no presentado empieza en 25 000 $. El tercero es una carta que no coincide con los registros del IRS, con un nombre comercial en lugar del nombre legal o con una dirección antigua. Si tomas el nombre y la dirección de la notificación de asignación del EIN, lo evitas. Son precisamente los tres errores que revisamos antes de que cualquier carta salga de LLC Place.

Cómo lo gestiona LLC Place

Cuando disolvemos una empresa, cerrar la cuenta del EIN forma parte del trabajo. Presentamos el Form 5472 final con su pro forma Form 1120, preparamos la carta con el nombre y la dirección correctos, adjuntamos la notificación de asignación que figura en tus documentos y la enviamos por correo. Recibes una copia de todo lo enviado. La disolución completa cuesta desde 199 €, y las tasas estatales se facturan a precio de coste.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cerrar un EIN por internet o por teléfono?

No. El IRS tramita la desactivación del EIN de una empresa solo por correo postal. Su página indica un número de fax para las organizaciones exentas de impuestos, no para las LLC.

¿Cuánto tarda el IRS en cerrar un EIN?

El IRS no publica un plazo de tramitación para esta solicitud. Guarda tu comprobante de envío y, si más adelante llega una notificación sobre ese EIN, respóndela con una copia de tu carta y de la declaración final.

¿Puedo reutilizar el EIN para una nueva empresa?

No. Un EIN pertenece de forma permanente a la entidad a la que se asignó. Una nueva LLC es una entidad nueva y debe solicitar su propio EIN.

¿Tengo que cerrar el EIN si mi LLC nunca tuvo actividad?

Sí, vale la pena, para que el IRS no siga esperando declaraciones. La misma carta sirve para un EIN que nunca se utilizó. Si la empresa recibió dinero tuyo o pagó algo en tu nombre, comprueba antes que se presentó el Form 5472 correspondiente.

¿Tengo que enviar la carta si el estado ya disolvió mi LLC?

Sí. Una disolución estatal, voluntaria o administrativa, nunca llega al IRS. La cuenta de empresa sigue abierta hasta que pidas su desactivación.