Fermer un EIN auprès de l'IRS : la lettre à envoyer (modèle)

Fermer une société aux États-Unis laisse un dernier fil qui dépasse, et beaucoup de propriétaires l'oublient : l'EIN. Le dépôt qui dissout la LLC auprès de l'État n'apprend rien à l'IRS. Le compte professionnel rattaché à l'EIN reste donc ouvert, et l'IRS peut continuer d'attendre des déclarations d'une société qui n'existe plus.

La solution tient en un court courrier. Ce guide explique ce que l'IRS en fait réellement, ce qu'il faut déposer avant de l'envoyer, à quelle adresse l'expédier, et vous donne un modèle prêt à remplir. Si vous préférez ne pas vous en occuper, LLC Place le prépare et l'envoie pour vous dans le cadre d'une dissolution.

Annuler ou désactiver : ce que fait réellement l'IRS

L'IRS est clair sur ce point : il ne peut pas annuler un EIN, mais il peut le désactiver. Une fois attribué, l'EIN devient le numéro d'identification fiscale fédéral permanent de la société. Ce que vous fermez en réalité, c'est le compte professionnel lié à ce numéro, pour que l'IRS cesse d'attendre des déclarations sous cet identifiant.

C'est pour cela que l'EIN ne disparaît jamais tout à fait, et qu'il vaut mieux le conserver avec les documents de la société. Si l'IRS vous écrit un jour au sujet d'une ancienne année, c'est ce numéro qu'il citera.

Avant d'écrire : déposer toutes les déclarations en souffrance

L'IRS ne désactive pas le compte d'une société qui lui doit encore quelque chose. Selon ses consignes, si la société a effectué des paiements d'impôt, doit des impôts professionnels ou a reçu un avis lui demandant de déposer une déclaration, toutes les déclarations en souffrance doivent être déposées et tous les impôts dus payés avant que l'EIN puisse être désactivé.

Pour une LLC US détenue par un seul non-résident, cela veut dire le Form 5472 final avec son pro forma Form 1120, case final return cochée, plus toute année antérieure jamais déclarée. Notre guide du Form 5472 explique cette déclaration. Il est aussi logique de dissoudre d'abord la société auprès de son État, pour que la lettre puisse indiquer la date de dissolution. Nous détaillons cette étape pour le Wyoming et le Delaware.

Ce que la lettre doit contenir

L'IRS demande cinq éléments. La dénomination légale complète de la société, exactement telle que l'IRS la connaît. L'EIN. L'adresse de la société. Le motif de la fermeture du compte, qui, pour une LLC dissoute, tient en une phrase : elle a cessé son activité et a été dissoute. Enfin, si vous l'avez encore, une copie de l'avis d'attribution de l'EIN, le courrier que l'IRS a envoyé au moment d'attribuer le numéro, en général un CP 575 ou, pour un duplicata, une lettre 147C.

Datez et signez la lettre en tant qu'associé ou autre personne habilitée à agir pour la société, et gardez-en une copie avec la preuve d'envoi. Rien d'autre n'est exigé : ni numéro de formulaire, ni frais.

Un modèle à recopier

Remplacez tout ce qui figure entre crochets, gardez un ton simple et factuel, et joignez l'avis d'attribution de l'EIN si vous l'avez. La lettre est rédigée en anglais, puisqu'elle est adressée à l'IRS. Quand LLC Place ferme une société, nous remplissons et envoyons nous-mêmes cette lettre, juste après la déclaration finale.

[Date] Internal Revenue Service MS 6055 Kansas City, MO 64108 Re: Request to deactivate EIN [XX-XXXXXXX] To whom it may concern, [Company legal name], EIN [XX-XXXXXXX], located at [company address], has ceased all business activity. It was dissolved in the State of [Wyoming] on [date of dissolution], and its final federal return was filed for the [year] tax year. We ask that the IRS deactivate the business account associated with this EIN. A copy of the EIN assignment notice is enclosed. Sincerely, [Signature] [Your full name], Sole Member

Où l'envoyer

C'est là que l'IRS n'est pas tout à fait cohérent. Sa page consacrée à la désactivation d'un EIN indique deux adresses : Internal Revenue Service, MS 6055, Kansas City, MO 64108, ou Internal Revenue Service, MS 6273, Ogden, UT 84201. Sa page générale sur la fermeture d'une entreprise en donne une troisième : Internal Revenue Service, Cincinnati, OH 45999.

Les trois appartiennent bien à l'IRS. Nous utilisons l'adresse de la page consacrée à la désactivation de l'EIN, celle du modèle ci-dessus, et nous revérifions cette page avant chaque envoi, car l'IRS modifie de temps à autre l'acheminement de son courrier. La demande se traite uniquement par courrier : l'IRS n'indique un numéro de fax que pour les organismes exonérés d'impôt (tax exempt organizations).

Après l'envoi

Conservez une copie de la lettre, de la pièce jointe et de la preuve d'envoi avec les archives de la société. Si l'IRS vous envoie plus tard un avis réclamant une déclaration sous cet EIN, répondez avec une copie de votre lettre et de la déclaration finale. La plupart de ces avis sont générés automatiquement et s'arrêtent dès que l'IRS constate que le compte a été fermé après une déclaration finale.

N'utilisez plus l'EIN une fois le compte désactivé. Si vous lancez plus tard une nouvelle activité, une nouvelle LLC est une nouvelle entité et il lui faut son propre EIN.

Les erreurs qui laissent le compte ouvert

La plus fréquente consiste à envoyer la lettre trop tôt, avant la déclaration finale, ce qui laisse l'IRS face à un compte qu'il ne peut pas fermer. La deuxième, c'est d'oublier le Form 5472 : une LLC détenue par un étranger qui ne l'a jamais déposé a des déclarations en souffrance, et la pénalité pour chaque formulaire manquant commence à 25 000 $. La troisième est une lettre qui ne correspond pas aux données de l'IRS, avec un nom commercial au lieu de la dénomination légale, ou une ancienne adresse. Reprenez le nom et l'adresse figurant sur l'avis d'attribution de l'EIN et vous l'éviterez. Ce sont ces trois erreurs que nous vérifions avant que la moindre lettre quitte LLC Place.

Comment LLC Place s'en charge

Quand nous dissolvons une société, la fermeture du compte EIN fait partie du travail. Nous déposons le Form 5472 final avec son pro forma Form 1120, préparons la lettre avec le bon nom et la bonne adresse, y joignons l'avis d'attribution tiré de vos archives et la postons. Vous recevez une copie de tout ce qui a été envoyé. La dissolution complète est proposée à partir de 199 €, frais d'État facturés au coût.

Questions fréquentes

Puis-je fermer un EIN en ligne ou par téléphone ?

Non. L'IRS traite la désactivation de l'EIN d'une entreprise uniquement par courrier. Sa page indique un numéro de fax pour les organismes exonérés d'impôt, pas pour les LLC.

Combien de temps l'IRS met-il à fermer un EIN ?

L'IRS ne publie pas de délai de traitement pour cette demande. Conservez votre preuve d'envoi et, si un avis arrive plus tard pour cet EIN, répondez avec une copie de votre lettre et de la déclaration finale.

Puis-je réutiliser l'EIN pour une nouvelle société ?

Non. Un EIN appartient définitivement à l'entité à laquelle il a été attribué. Une nouvelle LLC est une nouvelle entité et doit demander son propre EIN.

Ma LLC n'a jamais eu d'activité. Dois-je quand même fermer l'EIN ?

Oui, mieux vaut le faire, pour que l'IRS cesse d'attendre des déclarations. La même lettre convient pour un EIN qui n'a jamais servi. Si la société a reçu de l'argent de votre part ou payé quoi que ce soit pour votre compte, vérifiez d'abord que le Form 5472 correspondant a bien été déposé.

Dois-je envoyer la lettre si l'État a déjà dissous ma LLC ?

Oui. Qu'elle soit volontaire ou administrative, une dissolution enregistrée par l'État ne parvient jamais à l'IRS. Le compte professionnel reste ouvert jusqu'à ce que vous demandiez sa désactivation.