ITIN czy EIN: którego numeru potrzebuje Twoja LLC w USA?

Pytanie wraca przy każdej rejestracji spółki. Jeden sprzedawca przeczytał, że potrzebny jest ITIN, drugi że wystarczy EIN, trzeci zapłacił pośrednikowi za oba numery. Dwóch z nich wydało pieniądze na darmo.

Zasada mieści się w jednym zdaniu. EIN identyfikuje przedsiębiorstwo wobec IRS, ITIN identyfikuje osobę fizyczną, która musi złożyć amerykańskie zeznanie podatkowe, a nie ma prawa do numeru ubezpieczenia społecznego. To dwie różne rzeczy, a zdecydowana większość nierezydentów potrzebuje wyłącznie pierwszej.

TIN, EIN, ITIN, SSN: słowniczek amerykańskich numerów podatkowych

Amerykański numer identyfikacji podatkowej nazywa się TIN, od taxpayer identification number. To nie jest jeden numer, tylko cała rodzina. SSN przysługuje osobom uprawnionym do pracy w Stanach Zjednoczonych. ITIN otrzymują osoby, które nie mają prawa do SSN, ale mają obowiązek podatkowy w USA. EIN nadaje się firmom. Są też rzadsze numery, takie jak ATIN czy PTIN, które zagranicznego założyciela nie dotyczą. Gdy bank, platforma albo formularz prosi o Twój TIN, chodzi o jeden z tych numerów, zależnie od sytuacji: EIN dla Twojej LLC, numer podatkowy kraju zamieszkania dla Ciebie samego na formularzu W-8BEN i prawie nigdy ITIN.

Dla założyciela z Polski odpowiedź mieści się więc w dwóch zdaniach. Spółka ma TIN: to jej EIN, który LLC Place uzyskuje dla niej w ciągu 3 do 5 dni roboczych, bez SSN. Ty sam, gdy amerykański formularz prosi o foreign TIN, podajesz swój polski identyfikator podatkowy, czyli PESEL albo NIP, jeśli prowadzisz działalność gospodarczą. ITIN dochodzi tylko w sytuacjach opisanych niżej.

EIN, numer Twojej spółki

EIN, czyli *employer identification number*, to amerykański odpowiednik numeru identyfikacyjnego firmy. Wniosek o niego składa się w IRS na formularzu SS-4, numer jest bezpłatny i nie wymaga żadnego numeru ubezpieczenia społecznego: sytuacja wnioskodawcy z zagranicy jest wprost przewidziana. LLC Place składa wniosek za Ciebie i uzyskuje EIN w ciągu 3 do 5 dni roboczych. Wszystko, co warto wiedzieć o tym numerze, znajdziesz w artykule o EIN bez SSN.

O ten numer pyta bank, Stripe, platformy sprzedażowe i dostawcy. Bez niego spółka istnieje formalnie, ale nie może przyjąć ani centa. To więc pierwsza rzecz do załatwienia po rejestracji i jedyna, która naprawdę blokuje start.

ITIN, numer osoby fizycznej

ITIN, czyli *individual taxpayer identification number*, przeznaczony jest dla osoby fizycznej, która ma obowiązek złożenia zeznania w USA i nie może uzyskać numeru ubezpieczenia społecznego. Wnioskuje się o niego na formularzu W-7, wraz z poświadczonym dokumentem tożsamości i, w większości przypadków, z zeznaniem podatkowym uzasadniającym wniosek.

To ostatni punkt, o którym poradniki zapominają. O ITIN nie występuje się na wszelki wypadek. IRS wydaje go po to, by umożliwić złożenie zeznania, a nie po to, by leżał w segregatorze. Wniosek niezwiązany z żadnym zeznaniem zostaje odrzucony, a poświadczony dokument tożsamości zostaje wysłany na próżno.

Kiedy ITIN staje się naprawdę konieczny

Pierwszy przypadek to LLC z kilkoma wspólnikami. Jest traktowana jak spółka osobowa, składa formularz 1065 i wystawia każdemu wspólnikowi K-1. Zagraniczny wspólnik wskazany w tym dokumencie potrzebuje amerykańskiego numeru podatkowego, a więc ITIN. To jeden z powodów, dla których dopisanie wspólnika nigdy nie jest drobną decyzją.

Drugi to dochód faktycznie związany z działalnością prowadzoną w USA. Wymaga on od osoby fizycznej złożenia formularza 1040-NR, a więc posiadania ITIN. Mechanizm opisujemy w przewodniku po opodatkowaniu nierezydentów.

Trzeci to skorzystanie z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, żeby obniżyć podatek u źródła, na przykład od należności licencyjnych. Formularz W-8BEN prosi wtedy o numer podatkowy, a ITIN jest jedynym dostępnym dla zagranicznej osoby fizycznej.

Przypadek najczęstszy, i zarazem najprostszy

LLC należąca do jednej osoby zagranicznej, bez pracownika ani biura w USA, jest pomijana podatkowo. Co roku składa formularz 5472 wraz z uproszczonym 1120. To zgłoszenie identyfikuje właściciela nazwiskiem, adresem i zagranicznym numerem podatkowym, a nie numerem ITIN.

Innymi słowy freelancer, sprzedawca internetowy czy konsultant, który jest jedynym właścicielem spółki, nigdy nie musiał występować o ITIN. Potrzebuje EIN, adresu firmowego, rachunku bankowego i niczego więcej.

Czas oczekiwania, który często przesądza o wszystkim

EIN przy dobrze przygotowanym wniosku zagranicznym przychodzi faksem w ciągu 3 do 5 dni roboczych, czasem nieco później w zależności od obciążenia IRS. ITIN liczy się w tygodniach, często dwa do trzech miesięcy, zanim akta przejdą przez wyspecjalizowaną komórkę, a dokument tożsamości zostanie poświadczony.

Czekanie na ITIN, którego nie potrzebujesz, przesuwa więc start o kwartał. To jest prawdziwy koszt tego nieporozumienia, znacznie wyższy niż honorarium pośrednika.

Jak robi to LLC Place

Składamy formularz SS-4 w IRS i przekazujemy Ci EIN Twojej spółki, nie pytając nigdy o amerykański numer osobisty. To jedyny element, który warunkuje start, i jest wliczony w pakiet.

Mówimy też wprost, kiedy ITIN jest naprawdę wymagany, co zdarza się rzadko, zamiast sprzedawać Ci trzymiesięczną procedurę, której nie potrzebujesz. Reszta idzie w tym samym komplecie: umowa spółki, adres firmowy i pilnowanie terminu corocznego zgłoszenia.

Najczęstsze pytania

Czy mogę dostać EIN bez SSN i bez ITIN?

Tak. Formularz SS-4 wprost przewiduje wnioskodawcę zagranicznego i nie wymaga żadnego amerykańskiego numeru osobistego. To normalna droga dla nierezydenta, nie żadne odstępstwo. LLC Place składa ten wniosek za Ciebie.

Czy amerykański bank poprosi o ITIN?

Neobankom biznesowym wystarczy EIN, umowa spółki i weryfikacja tożsamości. Tradycyjny bank oddziałowy może wymagać więcej, i to jeden z powodów, dla których wskazujemy rozwiązania omówione w naszym porównaniu banków.

Mam już ITIN, czy nadal potrzebuję EIN?

Tak, zawsze. Te dwa numery nie są wymienne: jeden oznacza osobę, drugi spółkę. LLC bez EIN nie otworzy rachunku ani nie przyjmie płatności.

Czym jest TIN, amerykański numer identyfikacji podatkowej?

TIN to cała rodzina numerów podatkowych IRS: SSN dla osób uprawnionych do pracy w Stanach Zjednoczonych, ITIN dla pozostałych osób z obowiązkiem podatkowym w USA i EIN dla firm. TIN-em LLC jest jej EIN.

Czy Polak musi uzyskać ITIN, żeby założyć LLC?

Nie. LLC uzyskuje EIN bez SSN i bez ITIN, a założyciel wpisuje na formularzu W-8BEN swój polski numer podatkowy. ITIN staje się potrzebny tylko przy LLC z kilkoma wspólnikami, przy dochodzie faktycznie związanym z działalnością w USA albo gdy chcesz skorzystać z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, by obniżyć podatek u źródła.