ITIN czy EIN: którego numeru potrzebuje Twoja LLC w USA?

Pytanie wraca przy każdej rejestracji spółki. Jeden sprzedawca przeczytał, że potrzebny jest ITIN, drugi że wystarczy EIN, trzeci zapłacił pośrednikowi za oba numery. Dwóch z nich wydało pieniądze na darmo.

Zasada mieści się w jednym zdaniu. EIN identyfikuje przedsiębiorstwo wobec IRS, ITIN identyfikuje osobę fizyczną, która musi złożyć amerykańskie zeznanie podatkowe, a nie ma prawa do numeru ubezpieczenia społecznego. To dwie różne rzeczy, a zdecydowana większość nierezydentów potrzebuje wyłącznie pierwszej.

EIN, numer Twojej spółki

EIN, czyli *employer identification number*, to amerykański odpowiednik numeru identyfikacyjnego firmy. Uzyskuje się go na formularzu SS-4, jest bezpłatny i nie wymaga żadnego numeru ubezpieczenia społecznego: w odpowiedniej rubryce wpisuje się słowo *foreign*. Całą procedurę opisujemy w artykule o uzyskaniu EIN bez SSN.

O ten numer pyta bank, Stripe, platformy sprzedażowe i dostawcy. Bez niego spółka istnieje formalnie, ale nie może przyjąć ani centa. To więc pierwsza rzecz do załatwienia po rejestracji i jedyna, która naprawdę blokuje start.

ITIN, numer osoby fizycznej

ITIN, czyli *individual taxpayer identification number*, przeznaczony jest dla osoby fizycznej, która ma obowiązek złożenia zeznania w USA i nie może uzyskać numeru ubezpieczenia społecznego. Wnioskuje się o niego na formularzu W-7, wraz z poświadczonym paszportem i, w większości przypadków, z zeznaniem podatkowym uzasadniającym wniosek.

To ostatni punkt, o którym poradniki zapominają. O ITIN nie występuje się na wszelki wypadek. IRS wydaje go po to, by umożliwić złożenie zeznania, a nie po to, by leżał w segregatorze. Wniosek bez powodu deklaracyjnego zostaje odrzucony, a paszport pojechał na próżno.

Test w jednym pytaniu

Czy Ty osobiście musisz w tym roku złożyć amerykańskie zeznanie podatkowe? Jeśli nie, ITIN nie jest Ci potrzebny. Twoja spółka natomiast potrzebuje EIN zawsze.

Kiedy ITIN staje się naprawdę konieczny

Pierwszy przypadek to LLC z kilkoma wspólnikami. Jest traktowana jak spółka osobowa, składa formularz 1065 i wystawia każdemu wspólnikowi K-1. Zagraniczny wspólnik wskazany w tym dokumencie potrzebuje amerykańskiego numeru podatkowego, a więc ITIN. To jeden z powodów, dla których dopisanie wspólnika nigdy nie jest drobną decyzją.

Drugi to dochód faktycznie związany z działalnością prowadzoną w USA. Wymaga on od osoby fizycznej złożenia formularza 1040-NR, a więc posiadania ITIN. Mechanizm opisujemy w przewodniku po opodatkowaniu nierezydentów.

Trzeci to skorzystanie z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, żeby obniżyć podatek u źródła, na przykład od należności licencyjnych. Formularz W-8BEN prosi wtedy o numer podatkowy, a ITIN jest jedynym dostępnym dla zagranicznej osoby fizycznej.

Przypadek najczęstszy, i zarazem najprostszy

LLC należąca do jednej osoby zagranicznej, bez pracownika ani biura w USA, jest pomijana podatkowo. Co roku składa formularz 5472 wraz z uproszczonym 1120. To zgłoszenie identyfikuje właściciela nazwiskiem, adresem i zagranicznym numerem podatkowym, a nie numerem ITIN.

Innymi słowy freelancer, sprzedawca internetowy czy konsultant, który jest jedynym właścicielem spółki, nigdy nie musiał występować o ITIN. Potrzebuje EIN, adresu firmowego, rachunku bankowego i niczego więcej.

Czego ITIN nie daje

Nie daje prawa pobytu w kraju, sam z siebie nie otwiera rachunku bankowego, nie zastępuje EIN wobec Stripe ani platformy sprzedażowej i wygasa po trzech kolejnych latach bez użycia.

Czasy oczekiwania, które często przesądzają

EIN zajmuje kilka dni roboczych faksem przy dobrze przygotowanym wniosku zagranicznym, czasem dłużej w zależności od obciążenia IRS. ITIN liczy się w tygodniach, często dwa do trzech miesięcy, zanim akta przejdą przez wyspecjalizowaną komórkę, a paszport zostanie poświadczony.

Czekanie na ITIN, którego nie potrzebujesz, przesuwa więc start o kwartał. To jest prawdziwy koszt tego nieporozumienia, znacznie wyższy niż honorarium pośrednika.

Jak robi to LLC Place

Składamy formularz SS-4 w IRS i przekazujemy Ci EIN Twojej spółki, nie pytając nigdy o amerykański numer osobisty. To jedyny element, który warunkuje start, i jest wliczony w pakiet.

Mówimy też wprost, kiedy ITIN jest naprawdę wymagany, co zdarza się rzadko, zamiast sprzedawać Ci trzymiesięczną procedurę, której nie potrzebujesz. Reszta idzie w tym samym dossier: umowa spółki, adres firmowy i coroczne zgłoszenia.

Najczęstsze pytania

Czy mogę dostać EIN bez SSN i bez ITIN?

Tak. Formularz SS-4 wprost przewiduje wnioskodawcę zagranicznego, a rubrykę numeru osobistego wypełnia się słowem *foreign*. To normalna droga dla nierezydenta, a nie odstępstwo.

Czy amerykański bank poprosi o ITIN?

Neobankom biznesowym wystarczy EIN, umowa spółki i paszport. Tradycyjny bank oddziałowy może wymagać więcej, i to jeden z powodów, dla których wskazujemy rozwiązania omówione w naszym porównaniu banków.

Mam już ITIN, czy nadal potrzebuję EIN?

Tak, zawsze. Te dwa numery nie są wymienne: jeden oznacza osobę, drugi spółkę. LLC bez EIN nie otworzy rachunku ani nie przyjmie płatności.