Sales Tax: ¿en qué estados tienes que registrarte realmente?

Hay dos formas de descubrir el Sales Tax estadounidense. La primera, preparándose. La segunda, recibiendo una carta de un estado que reclama tres años de atrasos, recargos incluidos.

La diferencia entre ambas está en un concepto, el nexo, y en un hábito: contar tus ventas estado por estado.

Qué es el nexo, en una frase

El nexo es el vínculo que te hace responsable en un estado. Existe en dos formas. El nexo físico, ligado a una presencia sobre el terreno, un almacén, un empleado o existencias. Y el nexo económico, ligado solo al volumen de ventas, sin ninguna presencia.

El segundo es el que afecta a un vendedor no residente. Desde la sentencia *South Dakota v. Wayfair* de 2018, un estado puede obligarte a recaudar su impuesto aunque nunca hayas puesto un pie allí, en cuanto superas su umbral.

Los umbrales y lo que tienen de engañoso

El umbral más extendido es de cien mil dólares en ventas o doscientas transacciones en los últimos doce meses. Tras esa fórmula aparentemente sencilla se esconden tres trampas.

El «o» no es un «y»

Doscientas transacciones de quince dólares son tres mil dólares de facturación, y bastan para activar la obligación en los estados que conservaron el recuento. Un vendedor de artículos pequeños alcanza el umbral mucho antes que uno de productos caros.

Varios estados eliminaron el recuento

California, Texas y el estado de Washington, entre otros, solo miran el importe, a menudo con un umbral más alto, quinientos mil dólares en los dos primeros. Una docena de estados abandonó el recuento de transacciones desde 2019, porque atrapaba a vendedores minúsculos.

Los doce meses no son el año natural

La mayoría de los estados se basan en los últimos doce meses, o sobre el año natural anterior. Una buena campaña navideña puede por tanto hacerte responsable en febrero, por ventas realizadas en noviembre.

Los estados sin Sales Tax y los que gravan los servicios

Cinco estados no tienen Sales Tax estatal: Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregón. Una venta entregada en uno de ellos no cuenta para ningún umbral y nunca obliga a registrarse allí, aunque Alaska permite que algunos municipios cobren un impuesto local. Este detalle explica por qué el estado donde está registrada tu LLC no influye en el Sales Tax: una sociedad de Wyoming, estado que grava los bienes, no recauda nada mientras no entregue a clientes en Wyoming por encima del umbral.

El segundo punto que sorprende a quienes venden servicios: el Sales Tax recae ante todo sobre los bienes físicos. La consultoría, el desarrollo o el diseño que se venden a empresas casi nunca están sujetos. El software descargable, las suscripciones SaaS y los productos digitales, en cambio, tributan en una treintena de estados, con definiciones que cambian de un estado a otro. Un freelance que factura a sociedades estadounidenses puede así superar todos los umbrales sin tener que recaudar nunca, mientras que un editor de SaaS debe vigilar sus ventas estado por estado, como explicamos en nuestra guía sobre la LLC para una app o un SaaS.

Lo que no cuenta para el umbral

Las ventas realizadas a través de un marketplace quedan excluidas del cálculo en la mayoría de los estados. Amazon, Etsy y eBay ya recaudan el impuesto bajo el régimen del marketplace facilitator, y esas ventas no te hacen responsable a título personal.

Dicho de otro modo, un vendedor que solo trabaja en Amazon normalmente no tiene nada que hacer. Quien abre su propia tienda, en Shopify por ejemplo, empieza a acumular ventas que sí cuentan, como se explica en nuestro artículo sobre la venta en Shopify.

Qué ocurre cuando se supera el umbral

Se encadenan tres obligaciones, y en este orden. Te registras ante el departamento de ingresos del estado. Recaudas el impuesto en cada venta entregada en ese estado, al tipo de la localidad de entrega, que varía dentro de un mismo estado. Después declaras y liquidas según la periodicidad que fije el estado, mensual, trimestral o anual según tu volumen.

Recaudar sin estar registrado es una infracción, no un atajo: cobrar un impuesto que no estás autorizado a recaudar acarrea sanciones propias, distintas de las de la falta de declaración.

En la práctica, el seguimiento se hace con una herramienta y no a mano. Stripe Tax, TaxJar o Avalara vinculan cada venta a la dirección de entrega, cuentan por estado, te avisan cuando te acercas a un umbral y después calculan el tipo exacto de cada municipio. Su coste no es nada comparado con una regularización de tres años. El buen hábito: activar el cálculo desde la primera venta fuera de un marketplace, aunque estés muy lejos del umbral, porque ese historial es el que te servirá el día que lo alcances.

Si ya has superado el umbral sin saberlo

La mayoría de los estados ofrece un programa de regularización voluntaria, el *voluntary disclosure agreement*. Suele limitar el periodo de revisión a tres o cuatro años y elimina las sanciones, siempre que des el primer paso antes de que el estado te escriba.

Es la misma lógica que con el Form 5472 presentado tarde: presentarse siempre cuesta menos que ser descubierto.

La confusión que hay que evitar con el IVA

El Sales Tax no es un IVA. No se recupera en las compras, no se deduce, y solo se aplica a la venta final al consumidor. Un vendedor acostumbrado al IVA razona a menudo al revés en este punto, que detallamos en Sales Tax e IVA comparados.

Lo que cambia para tu sociedad

El Sales Tax no guarda relación con el impuesto sobre beneficios. Tu LLC sigue siendo transparente fiscalmente, no paga impuesto federal de sociedades, y presenta su Form 5472 cada año, recaude o no Sales Tax.

Son dos calendarios separados, dos administraciones distintas y dos riesgos diferentes. Confundirlos causa prácticamente todos los retrasos que vemos.

LLC Place crea tu sociedad, obtiene tu EIN y sigue tus vencimientos federales y estatales, para que lo único que te quede por vigilar sea tu volumen de ventas.

Preguntas frecuentes

¿Mi LLC de Wyoming tiene que recaudar el Sales Tax en todos los estados?

No. El estado de registro no influye. Solo recaudas en los estados donde tus ventas entregadas superan el umbral de nexo económico, normalmente 100 000 $ en doce meses, y solo por las ventas hechas fuera de un marketplace.

¿Las ventas en Amazon cuentan para el umbral de nexo?

En la mayoría de los estados, no: Amazon recauda y liquida el impuesto como marketplace facilitator, y esas ventas quedan fuera del cálculo. Algunos estados las cuentan igualmente para el umbral sin pedirte que recaudes sobre ellas, lo que solo adelanta el momento en que tu propia tienda pasa a estar obligada.

¿Un freelance que factura a clientes estadounidenses tiene que recaudar el Sales Tax?

Casi nunca. Los servicios de consultoría, desarrollo o diseño vendidos a empresas no están sujetos al Sales Tax en prácticamente ningún estado. Solo tributan el software, las suscripciones y los productos digitales, en una treintena de estados.

¿Qué pasa si supero el umbral sin registrarme?

El estado puede reclamarte el impuesto no recaudado de varios años, con recargos e intereses, aunque nunca se lo hayas cobrado a tus clientes. El programa de regularización voluntaria limita el periodo reclamado y elimina las sanciones, siempre que des el paso antes de que el estado te escriba.