Registered agent και διεύθυνση αμερικανικής LLC: υποχρεώσεις και κόστος

Τη στιγμή της σύστασης μιας LLC στις ΗΠΑ, δύο γραμμές του εντύπου της πολιτείας ξαφνιάζουν τους ιδρυτές που ζουν στο εξωτερικό: το όνομα ενός registered agent και μια διεύθυνση. Η πρώτη είναι νομική υποχρέωση χωρίς εξαιρέσεις, η δεύτερη πρακτική ανάγκη που κανείς δεν παρακάμπτει για πολύ. Τα δύο συχνά συγχέονται, αν και δεν εξυπηρετούν τον ίδιο σκοπό.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί τι κάνει ο registered agent, σε τι χρησιμεύει η επαγγελματική διεύθυνση, τι δείχνει το δημόσιο μητρώο, πόσο κοστίζουν και πώς λαμβάνετε την αλληλογραφία σας από την Ελλάδα, την Κύπρο ή οποιαδήποτε άλλη χώρα.

Ο registered agent: η υποχρέωση που κανείς δεν αποφεύγει

Κάθε αμερικανική πολιτεία απαιτεί από μια LLC να ορίσει ένα πρόσωπο ή μια εταιρεία εγκατεστημένη στο έδαφός της, διαθέσιμη σε ώρες γραφείου, που παραλαμβάνει τα επίσημα έγγραφα: ένα δικόγραφο, μια επιστολή του Secretary of State, μια ειδοποίηση της φορολογικής αρχής της πολιτείας. Αυτός είναι ο registered agent, που λέγεται και statutory agent. Το όνομα και η διεύθυνσή του αναγράφονται στο καταστατικό που κατατίθεται, και η πολιτεία απορρίπτει χωρίς συζήτηση κάθε σύσταση που δεν ορίζει registered agent.

Η λογική είναι απλή: αν κάποιος στραφεί δικαστικά κατά της εταιρείας σας, χρειάζεται ένα φυσικό σημείο στην πολιτεία όπου θα επιδώσει τα έγγραφα. Ένας μη κάτοικος δεν μπορεί να είναι ο registered agent της δικής του εταιρείας, αφού δεν έχει φυσική διεύθυνση στην πολιτεία ούτε τη δυνατότητα να βρίσκεται εκεί κάθε εργάσιμη ημέρα. Ένας φίλος που ζει στο Wyoming θα μπορούσε θεωρητικά να αναλάβει τον ρόλο, αλλά φέρει ευθύνη αν χάσει μια επιστολή, και μια αγωγή που δεν παραλήφθηκε καταλήγει σε ερήμην απόφαση. Γι' αυτό σχεδόν όλες οι LLC με ιδιοκτήτη στο εξωτερικό χρησιμοποιούν επαγγελματία registered agent.

Η επαγγελματική διεύθυνση: σε τι χρησιμεύει πραγματικά

Η επαγγελματική διεύθυνση δεν είναι υποχρέωση απέναντι στην πολιτεία, είναι απαίτηση όλων των άλλων. Η IRS δέχεται διεύθυνση στο εξωτερικό στο έντυπο SS-4 και θα στείλει την επιστολή επιβεβαίωσης του EIN στην Ελλάδα ή στην Κύπρο. Όμως οι Mercury, Relay, Stripe, PayPal και Amazon ζητούν για την εταιρεία επαγγελματική διεύθυνση στις Ηνωμένες Πολιτείες, διαφορετική από την προσωπική διεύθυνση του ιδιοκτήτη. Χωρίς αυτήν, η επαλήθευση σταματά ή ο λογαριασμός ανοίγει και μπλοκάρεται στον πρώτο έλεγχο.

Η διεύθυνση αυτή εμφανίζεται στα τιμολόγιά σας, στον λογαριασμό εμπόρου, στο προφίλ πωλητή στο Amazon και στα περισσότερα έγγραφα που υπογράφει η εταιρεία. Δείχνει σε έναν Αμερικανό πελάτη ότι συναλλάσσεται με τοπική επιχείρηση, κάτι που μετρά περισσότερο απ' όσο νομίζει κανείς για όποιον πουλά σε επιχειρήσεις. Πρέπει να μένει σταθερή: κάθε αλλαγή της διεύθυνσης της εταιρείας απαιτεί ενημέρωση στην πολιτεία, στην IRS και σε κάθε πάροχο.

Τι δείχνει το δημόσιο μητρώο

Εδώ οι δύο έννοιες συναντιούνται. Το μητρώο του Wyoming δημοσιεύει την επωνυμία της εταιρείας, το όνομα και τη διεύθυνση του registered agent και το όνομα του organizer που κατέθεσε το καταστατικό. Το New Mexico δείχνει την επωνυμία της εταιρείας και τον agent της. Το Delaware δημοσιεύει την επωνυμία, τον agent και την ημερομηνία σύστασης. Καμία από τις τρεις πολιτείες δεν δημοσιεύει το όνομα του ιδιοκτήτη, και από εκεί προέρχεται η φήμη τους για διακριτικότητα, όπως εξηγούμε στον οδηγό μας για την ανώνυμη LLC στο Wyoming. Η διεύθυνση του agent λειτουργεί λοιπόν συχνά ως δημόσια διεύθυνση της εταιρείας και η επαγγελματική διεύθυνση ως διεύθυνση αλληλογραφίας: ένας μόνο πάροχος μπορεί να καλύψει και τα δύο.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω τη δική μου διεύθυνση στο εξωτερικό;

Για την πολιτεία, όχι: ο registered agent πρέπει να βρίσκεται στην πολιτεία. Για την IRS, ναι: η διεύθυνση αλληλογραφίας της εταιρείας μπορεί να είναι στην Ελλάδα, και πολλοί ιδρυτές παραλαμβάνουν έτσι την επιστολή CP 575. Για την τράπεζα και τους παρόχους πληρωμών, σχεδόν ποτέ. Μια διεύθυνση στο εξωτερικό ως έδρα αμερικανικής εταιρείας είναι η πιο συχνή αιτία απόρριψης στη Mercury, πριν ακόμη από την περιγραφή της δραστηριότητας, όπως αναλύει ο οδηγός μας για το άνοιγμα λογαριασμού Mercury.

Αντίθετα, η προσωπική διεύθυνση του ιδιοκτήτη, εκείνη που αντιστοιχεί στο διαβατήριο και στο αποδεικτικό κατοικίας του, παραμένει στο εξωτερικό, και αυτό είναι φυσιολογικό. Η τράπεζα επαληθεύει την ταυτότητα ενός προσώπου στην πραγματική του διεύθυνση και την εταιρεία στην αμερικανική της διεύθυνση. Η ανάμειξη των δύο, με την αμερικανική διεύθυνση δηλωμένη ως προσωπική, είναι το λάθος στο οποίο ναυαγούν οι περισσότεροι φάκελοι.

Πόσο κοστίζουν και τι περιλαμβάνει η LLC Place

Στην αμερικανική αγορά, ο registered agent και η διεύθυνση χρεώνονται ετησίως και χωριστά, με επιπλέον χρεώσεις για τη σάρωση της αλληλογραφίας και τέλη ανανέωσης που ανεβαίνουν χρόνο με τον χρόνο. Είναι το κόστος που οι ιδρυτές υποτιμούν περισσότερο όταν συγκρίνουν τιμές σύστασης, και αυτό που εξηγεί τη διαφορά ανάμεσα σε μια δελεαστική αρχική προσφορά και στο πραγματικό κόστος του δεύτερου χρόνου.

Στην LLC Place, ο registered agent και η αμερικανική επαγγελματική διεύθυνση περιλαμβάνονται σε όλα τα πακέτα από την πρώτη πληρωμή, μαζί με τη σύσταση, το EIN χωρίς αριθμό κοινωνικής ασφάλισης, το operating agreement και τη διασύνδεση με την τράπεζα, και ανανεώνονται μαζί με το πακέτο σας κάθε χρόνο. Οι ετήσιες δηλώσεις στην IRS προσφέρονται προαιρετικά με 199 € τον χρόνο, ή 398 € με αποκλειστικό φορολογικό ειδικό, και περιλαμβάνονται στα πακέτα Pro και Founder. Οι λεπτομέρειες βρίσκονται στη σελίδα μας για τα νομικά έγγραφα και την επαγγελματική διεύθυνση.

Η αλληλογραφία: τι φτάνει σε αυτή τη διεύθυνση και πώς τη λαμβάνετε

Όσα φτάνουν στη διεύθυνση μιας LLC με ιδιοκτήτη στο εξωτερικό χωρίζονται σε τρεις κατηγορίες. Οι επιστολές της πολιτείας, όπως μια υπενθύμιση για την Annual Report ή η επιβεβαίωση μιας κατάθεσης. Οι επιστολές της IRS, όπως η επιστολή επιβεβαίωσης του EIN ή μια ειδοποίηση για το έντυπο 5472. Και, σπανιότερα, ένα δικόγραφο ή μια επιστολή εμπορικού συνεργάτη. Αυτά τα έγγραφα ανεβαίνουν στον πίνακα ελέγχου σας μόλις παραληφθούν, μαζί με ειδοποίηση, ώστε καμία προθεσμία απάντησης να μη λήξει χωρίς να το ξέρετε. Η διαφημιστική αλληλογραφία, άφθονη μετά από κάθε σύσταση, απορρίπτεται.

Αλλαγή registered agent ή διεύθυνσης

Και τα δύο αλλάζουν, αλλά όχι με τον ίδιο τρόπο. Η αλλαγή registered agent κατατίθεται στην πολιτεία, με τέλη κατάθεσης που διαφέρουν από πολιτεία σε πολιτεία και με τη γραπτή συναίνεση του νέου agent. Η αλλαγή επαγγελματικής διεύθυνσης δηλώνεται στην IRS με το έντυπο 8822-B και έπειτα σε κάθε πάροχο. Μια εταιρεία που αλλάζει agent χωρίς να το δηλώσει μένει χωρίς έγκυρο agent στα μάτια της πολιτείας, κάτι που αρκεί για να χάσει την ιδιότητα good standing, όπως εξηγούμε στον οδηγό μας για την Annual Report και το good standing. Από τον πίνακα ελέγχου σας, αυτές οι αλλαγές ζητούνται με λίγα κλικ και κατατίθενται για εσάς.

Συχνές ερωτήσεις

Είναι υποχρεωτικός ο registered agent για μια LLC με ιδιοκτήτη στο εξωτερικό;

Ναι, σε όλες τις πολιτείες και χωρίς εξαίρεση. Ο agent πρέπει να έχει φυσική διεύθυνση στην πολιτεία σύστασης και να είναι διαθέσιμος σε ώρες γραφείου. Η πολιτεία απορρίπτει κάθε σύσταση που δεν ορίζει registered agent.

Είναι η επαγγελματική διεύθυνση ταχυδρομική θυρίδα;

Όχι. Μια ταχυδρομική θυρίδα απορρίπτεται από τις τράπεζες και από τους περισσότερους παρόχους πληρωμών, και από αρκετές πολιτείες για τη διεύθυνση του agent. Η επαγγελματική διεύθυνση είναι φυσική διεύθυνση γραφείου, όπου η εταιρεία παραλαμβάνει την επίσημη αλληλογραφία της.

Εμφανίζεται το όνομά μου δίπλα στη διεύθυνση στο μητρώο;

Στο Wyoming, στο New Mexico και στο Delaware, όχι. Το μητρώο δημοσιεύει την επωνυμία της εταιρείας και το όνομα του agent, όχι του ιδιοκτήτη. Η IRS, η τράπεζα και ο agent γνωρίζουν τον ιδιοκτήτη χωρίς να τον δημοσιεύουν.

Μπορώ να λαμβάνω δέματα ή αλληλογραφία πελατών σε αυτή τη διεύθυνση;

Η διεύθυνση προορίζεται για την επίσημη αλληλογραφία της εταιρείας. Για δέματα ή επιστροφές πελατών, η σωστή λύση είναι ένας πάροχος logistics ή μια αποθήκη, ενώ η επαγγελματική διεύθυνση παραμένει η διεύθυνση της εταιρείας στα έγγραφα.