ITIN of EIN: welk nummer heeft uw Amerikaanse LLC echt nodig?

De vraag komt bij elke oprichting terug. De ene verkoper las dat een ITIN nodig was, de andere dat een EIN volstond, een derde betaalde een tussenpersoon voor allebei. Twee van hen gaven geld uit voor niets.

De regel past in één zin. Het EIN identificeert een onderneming bij de IRS, het ITIN identificeert een natuurlijke persoon die een Amerikaanse aangifte moet indienen zonder recht op een socialezekerheidsnummer. Het zijn twee verschillende dingen, en de overgrote meerderheid van niet-ingezetenen heeft alleen het eerste nodig.

Het EIN, het nummer van uw bedrijf

Het EIN, voluit *employer identification number*, is het Amerikaanse equivalent van een ondernemingsnummer. U vraagt het aan met formulier SS-4, het is gratis en er komt geen socialezekerheidsnummer aan te pas: het betreffende vak aanvaardt de vermelding *foreign*. De procedure staat in ons artikel over het EIN zonder SSN.

Dit is het nummer dat de bank, Stripe, marktplaatsen en leveranciers vragen. Zonder dat nummer bestaat uw bedrijf juridisch, maar kan het niets innen. Het is dus het eerste stuk dat u na de oprichting regelt, en het enige dat de start echt blokkeert.

Het ITIN, het nummer van een persoon

Het ITIN, voluit *individual taxpayer identification number*, is bedoeld voor een natuurlijke persoon met een aangifteplicht in de Verenigde Staten die geen socialezekerheidsnummer kan krijgen. U vraagt het aan met formulier W-7, met een gewaarmerkt paspoort en meestal met de aangifte die het verzoek onderbouwt.

Precies dat laatste punt vergeten de gidsen. Een ITIN vraagt u niet uit voorzorg aan. De IRS geeft het af om een aangifte mogelijk te maken, niet om in een dossier te liggen. Een aanvraag zonder aangiftereden wordt afgewezen, en het paspoort heeft voor niets gereisd.

De test, in één vraag

Moet u persoonlijk dit jaar een Amerikaanse aangifte indienen? Is het antwoord nee, dan hebt u geen ITIN nodig. Uw bedrijf heeft in alle gevallen wel een EIN nodig.

Wanneer een ITIN wel nodig wordt

Het eerste geval is de LLC met meerdere leden. Die wordt behandeld als personenvennootschap, dient aangifte 1065 in en geeft elk lid een K-1. Een buitenlandse vennoot op dat document heeft een Amerikaans fiscaal nummer nodig, dus een ITIN. Dat is een van de redenen waarom een tweede lid nooit onschuldig is, zoals we uitleggen in ons artikel over de LLC met één of meerdere leden.

Het tweede is inkomen dat daadwerkelijk verbonden is met een Amerikaanse activiteit. Dat verplicht de persoon tot een aangifte 1040-NR, en dus tot een ITIN. Het mechanisme staat in onze gids over de belasting van niet-ingezetenen.

Het derde is een beroep op een belastingverdrag om bronheffing te verlagen, bijvoorbeeld op royalty's. Formulier W-8BEN vraagt dan om een fiscaal nummer, en het ITIN is het enige dat een buitenlandse particulier heeft.

Het meest voorkomende geval, en het eenvoudigste

Een LLC die eigendom is van één buitenlandse persoon, zonder personeel of kantoor in de Verenigde Staten, wordt fiscaal genegeerd. Zij dient jaarlijks formulier 5472 in samen met een pro forma 1120. Dat dossier identificeert de eigenaar met naam, adres en buitenlands fiscaal nummer, niet met een ITIN.

Met andere woorden: de freelancer, de onlineverkoper of de consultant die zijn bedrijf alleen bezit, heeft nooit een ITIN hoeven aanvragen. Hij heeft het EIN, het zakelijke adres en de bankrekening nodig, en verder niets.

Wat een ITIN niet doet

Het geeft geen verblijfsrecht, opent op zichzelf geen bankrekening, vervangt het EIN niet bij Stripe of een marktplaats, en het vervalt na drie opeenvolgende jaren zonder gebruik.

De doorlooptijden, die vaak beslissen

Het EIN komt bij een goed ingevulde buitenlandse aanvraag per fax binnen enkele werkdagen, soms later naargelang de drukte bij de IRS. Het ITIN telt in weken, vaak twee tot drie maanden zodra het dossier via de speciale dienst loopt en het paspoort gewaarmerkt moet worden.

Wachten op een ITIN die u niet nodig hebt, schuift uw start dus een kwartaal op. Dat is de echte kostprijs van de verwarring, veel meer dan het honorarium van een tussenpersoon.

Hoe LLC Place dit regelt

Wij dienen formulier SS-4 in bij de IRS en geven u het EIN van uw bedrijf, zonder ooit om een Amerikaans persoonlijk nummer te vragen. Het is het enige stuk dat de start bepaalt, en het zit in het aanbod.

We zeggen u ook wanneer een ITIN echt nodig is, wat zelden voorkomt, in plaats van u een traject van drie maanden te verkopen dat u niet nodig hebt. De rest volgt in hetzelfde dossier: statuten, zakelijk adres en jaarlijkse aangifte.

Veelgestelde vragen

Kan ik een EIN krijgen zonder SSN en zonder ITIN?

Ja. Formulier SS-4 voorziet uitdrukkelijk in de buitenlandse aanvrager, en het vak voor het persoonlijke nummer vult u in met *foreign*. Dat is de normale route voor een niet-ingezetene, geen gedoogsituatie.

Vraagt mijn Amerikaanse bank om een ITIN?

Zakelijke neobanken nemen genoegen met het EIN, de statuten en uw paspoort. Een klassieke bank kan meer vragen, en dat is een van de redenen waarom wij verwijzen naar de oplossingen uit onze bankvergelijking.

Ik heb al een ITIN, heb ik dan toch een EIN nodig?

Ja, altijd. De twee nummers vervangen elkaar niet: het ene wijst een persoon aan, het andere een bedrijf. Een LLC zonder EIN kan geen rekening openen en niets innen.