ITIN ou EIN: de que número precisa realmente a sua LLC nos EUA?

A pergunta surge em cada constituição. Um vendedor leu que era preciso um ITIN, outro que bastava o EIN, e um terceiro pagou a um intermediário pelos dois. Dois deles gastaram dinheiro à toa.

A regra cabe numa frase. O EIN identifica uma empresa perante o IRS, o ITIN identifica uma pessoa singular que tem de entregar uma declaração americana sem ter direito a um número de segurança social. São duas coisas diferentes, e a grande maioria dos não residentes só precisa do primeiro.

TIN, EIN, ITIN, SSN: o léxico dos números fiscais americanos

O número de identificação fiscal americano chama-se TIN, de *taxpayer identification number*. Não é um número em si, é uma família. O SSN, reservado a quem está autorizado a trabalhar nos Estados Unidos. O ITIN, atribuído a pessoas que não têm direito ao SSN mas têm uma obrigação fiscal americana. O EIN, atribuído às empresas. E alguns números mais raros, como o ATIN ou o PTIN, que não dizem respeito a um fundador estrangeiro. Quando um banco, uma plataforma ou um formulário lhe pede o TIN, quer um destes números consoante a sua situação: o EIN para a sua LLC, o número fiscal do seu país de residência para si próprio num W-8BEN, e quase nunca um ITIN.

Para um fundador português, brasileiro, angolano ou moçambicano, a resposta cabe portanto em duas linhas. A empresa tem um TIN: é o seu EIN, que a LLC Place obtém para ela em 3 a 5 dias úteis, sem SSN. O fundador, esse, indica o seu número fiscal nacional, o NIF em Portugal ou o CPF no Brasil, por exemplo, quando um formulário americano lhe pede um foreign TIN. O ITIN só se acrescenta nos casos descritos mais abaixo.

O EIN, o número da sua empresa

O EIN, de *employer identification number*, equivale ao número de identificação de uma empresa. Pede-se ao IRS através do formulário SS-4, é gratuito e não exige qualquer número de segurança social: o caso do requerente estrangeiro está previsto. A LLC Place faz o pedido por si e obtém-no em 3 a 5 dias úteis. Tudo o que precisa de saber sobre este número está reunido no nosso artigo sobre o EIN sem SSN.

É este o número que o banco, a Stripe, os marketplaces e os fornecedores pedem. Sem ele a empresa existe juridicamente mas não pode receber nada. É por isso a primeira peça a obter depois da constituição, e a única que trava mesmo o arranque.

O ITIN, o número de uma pessoa

O ITIN, de *individual taxpayer identification number*, destina-se a uma pessoa singular com obrigação declarativa nos Estados Unidos que não pode obter um número de segurança social. Pede-se com o formulário W-7, acompanhado de um documento de identificação certificado e, na maioria dos casos, da declaração que justifica o pedido.

É este último ponto que os guias esquecem. O ITIN não se pede por precaução. O IRS emite-o para permitir uma entrega, não para ficar num dossiê. Um pedido sem motivo declarativo é recusado, e o documento de identificação certificado viajou para nada.

Os casos em que o ITIN passa a ser necessário

O primeiro é a LLC com vários sócios. É tratada como sociedade de pessoas, entrega a declaração 1065 e emite a cada sócio um formulário K-1. Um sócio estrangeiro identificado nesse documento precisa de um número fiscal americano, ou seja, de um ITIN. É uma das razões pelas quais acrescentar um sócio nunca é inócuo, como explicamos no artigo sobre a LLC com um ou vários sócios.

O segundo é o rendimento efetivamente ligado a uma atividade americana. Obriga a pessoa a entregar uma declaração 1040-NR, logo a ter um ITIN. O mecanismo está descrito no nosso guia sobre a tributação do não residente.

O terceiro é a aplicação de uma convenção fiscal para reduzir uma retenção, por exemplo sobre royalties. O formulário W-8BEN pede então um número fiscal, e o ITIN é o único disponível para um particular estrangeiro.

O caso mais frequente, e o mais simples

Uma LLC detida por uma única pessoa estrangeira, sem empregados nem escritório nos Estados Unidos, é ignorada em termos fiscais. Entrega todos os anos o formulário 5472 acompanhado de um 1120 pro forma. Esse dossiê identifica o proprietário pelo nome, morada e número fiscal estrangeiro, não por um ITIN.

Por outras palavras, o freelancer, o vendedor online ou o consultor que detém sozinho a empresa nunca teve de pedir um ITIN. Precisa do EIN, da morada comercial, da conta bancária e de mais nada.

Os prazos, que muitas vezes decidem

O EIN obtém-se em 3 a 5 dias úteis por fax com um processo estrangeiro bem preenchido, por vezes um pouco mais consoante a carga do IRS. O ITIN conta-se em semanas, muitas vezes dois a três meses quando o processo passa pelo serviço dedicado e o documento de identificação tem de ser certificado.

Esperar por um ITIN de que não precisa adia portanto o seu arranque um trimestre. É esse o verdadeiro custo da confusão, muito mais do que os honorários de um intermediário.

Como a LLC Place trata disto

Entregamos o formulário SS-4 ao IRS e damos-lhe o EIN da sua empresa, sem lhe pedir qualquer número pessoal americano. É a única peça que condiciona o arranque, e está incluída na oferta.

Dizemos-lhe também quando o ITIN é mesmo necessário, o que é raro, em vez de lhe vender um processo de três meses de que não precisa. O resto segue no mesmo dossiê: estatutos, morada comercial e acompanhamento da declaração anual.

Perguntas frequentes

Posso obter um EIN sem SSN nem ITIN?

Sim. O formulário SS-4 prevê expressamente o requerente estrangeiro, e não é exigido qualquer número pessoal americano. É a via normal para um não residente, não uma tolerância, e a LLC Place apresenta este pedido por si.

O meu banco americano vai pedir um ITIN?

Os neobancos para empresas contentam-se com o EIN, os estatutos e uma verificação da sua identidade. Um banco tradicional pode pedir mais, e é uma das razões pelas quais orientamos para as soluções do nosso comparativo bancário.

Já tenho um ITIN, preciso na mesma de um EIN?

Sim, sempre. Os dois números não se substituem: um designa uma pessoa, o outro uma empresa. Uma LLC sem EIN não pode abrir conta nem receber.

O que é o TIN, o número de identificação fiscal americano?

O TIN designa toda a família de números fiscais do IRS: o SSN para quem está autorizado a trabalhar nos Estados Unidos, o ITIN para as outras pessoas com obrigação fiscal americana, o EIN para as empresas. O TIN de uma LLC é o seu EIN.

Um residente em Portugal precisa de um ITIN para criar uma LLC?

Não. A LLC obtém o EIN sem SSN nem ITIN, e o fundador indica o seu NIF português no W-8BEN. O ITIN só passa a ser necessário numa LLC com vários sócios, num rendimento efetivamente ligado a uma atividade americana ou na aplicação de uma convenção fiscal a uma retenção na fonte.